Viessmann setzt beim Portfoliomanagement auf Planview

Um einen besseren Überblick über die Produktlinien zu haben, sich noch kundenzentrierter aufzustellen und vor allem ein übergreifendes Ressourcenmanagement zu etablieren, suchte die Viessmann Group eine zentrale Plattform für das Portfolio- und Work-Management. Ziel war es, Projekte langfristig so zu gestalten, dass sie sich bereichsübergreifend als durchgängiger Prozess umsetzen lassen. Es bestand konkreter Handlungsbedarf bei der Kommunikation, bei der Priorisierung von Projekten und der Zuordnung von Ressourcen.

Um die Transparenz zu erhöhen und den projektbezogenen Personalbedarf der Produktlinien zuverlässig einschätzen zu können, entschloss man sich bei Viessmann zur Einführung einer unternehmensweiten Portfolio- und Projektmanagement-Plattform. Gemeinsam mit allen beteiligten Bereichen definierte man einen Anforderungskatalog und suchte eine Lösung, mit der sich ein Multiprojekt- und Ressourcenmanagement sowie eine Kapazitätsplanung abbilden lassen. Die Entscheidung fiel zugunsten von Planview, weil die Lösung sowohl strukturell als auch methodisch den Anforderungen des Unternehmens am besten entsprach: Sie bildet alle Projekte und Produktplanungen zentral an einer Stelle ab, unterstützt die eindeutige Priorisierung, ermöglicht hybrides Projektmanagement und schafft die Basis für eine realitätsnahe Ressourcenplanung.

Das Familienunternehmen Viessmann wurde 1917 als Heiztechnik-Hersteller gegründet und ist heute ein weltweit führender Anbieter für nachhaltige Klima- (Wärme, Kälte, Wasser- und Luftqualität) und erneuerbare Energielösungen. Das Integrierte Viessmann Lösungsangebot verbindet Produkte und Systeme über digitale Plattformen und Dienstleistungen nahtlos miteinander und schafft so ein individualisiertes Wohlfühlklima für die NutzerInnen. Alle Aktivitäten basieren auf dem Unternehmensleitbild „Wir gestalten Lebensräume für zukünftige Generationen“. Das ist die Verantwortung, der sich die 13.000 Mitglieder starke Viessmann Familie gemeinsam mit ihren (Handwerks-) Partnern jeden Tag stellt.

Die Viessmann Group, einer der weltweit führenden Anbieter für nachhaltige Klima- und erneuerbare Energielösungen, setzt sich aus zahlreichen Gesellschaften zusammen. Enorm umfangreich ist auch das Lösungsangebot des Familienunternehmens, das aus einer ganzen Reihe von Produktlinien besteht. Um die einzelnen Unternehmens- und Produktbereiche schneller und kundenorientierter entwickeln zu können, hat sich Viessmann als moderne Solution Organisation aufgestellt. Ziel ist es, noch mehr Transparenz über die laufenden Projekte und Prozesse zu erlangen, insbesondere um die wichtigen Produktentwicklungsprojekte besser priorisieren zu können. Holger Gast, Leiter Programm- und Projektmanagement der Viessmann IT Service GmbH: „Wir hatten in der Vergangenheit keine zentrale Plattform, die uns einen perfekten Überblick über die laufenden Projekte gegeben hätte. Deshalb war es nicht immer leicht, Abhängigkeiten zu erkennen, Ressourcen zu planen und Projektverläufe einzuschätzen.“

Die teilweise unvollständige Transparenz habe man vor allem an den Schnittstellen zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen gespürt und nicht zuletzt sei die Planung der Projektressourcen nicht übersichtlich genug gewesen, was zu erforderlichen Anpassungen geführt habe. „Außerdem wollten wir eine nachvollziehbare Rechtevergabe, eine Schnittstelle zu SAP und die Möglichkeit, das Management besser einzubinden, damit alle Stakeholder immer den aktuellen Projektstatus kennen“, ergänzt Sören Böckler, Prozess Manager & Competence Lead Tools bei Viessmann Climate Solutions SE.

Auf Basis eines Anforderungskataloges, der gemeinsam mit den in die Produktentwicklung involvierten Viessmann Abteilungen erarbeitet wurde, machte man sich auf die Suche nach einer passenden Lösung. Diese sollte die Transparenz erhöhen, das parallele Planen, Steuern und Umsetzen von Projekten unterstützen und über eine Schnittstelle für den automatischen Datenaustausch mit dem ERP-System sowie anderen genutzten Systemen verfügen. Böckler: „Gleichzeitig sollte die Akzeptanz für die Projekte erhöht und deshalb die Mitarbeiter von Anfang an mit eingebunden werden.“ Schnell war klar, dass grundsätzlich nur eine Cloudlösung in Frage kam, die sowohl das Projekt- als auch das Ressourcen-Management unterstützen würde. Darüber hinaus wurde eine Lösung angestrebt, die möglichst einfach zu bedienen ist.

Das überzeugendste Leistungsspektrum bot letztlich Planview. So startete man bei Viessmann im Frühjahr 2021 die Vorbereitungen für den Rollout der zentralen Multi-Projekt- und Work-Management-Lösung Planview Portfolios. Aktuell kommen bereits 350 Lizenzen im Unternehmen zum Einsatz – die Anzahl soll sich jedoch in den nächsten Jahren erhöhen. Doch bereits heute lassen sich spürbare Effekte beobachten, denn inzwischen gibt es einen übergeordneten Standardprozess, der für alle Bereiche gilt.

In der Vergangenheit nutzten die Viessmann Mitarbeiter:innen verschiedene Tools; durch die Einführung von Planview Portfolios konnte durch ein einheitliches System mehr Transparenz und Übersichtlichkeit geschaffen werden. Holger Gast: „Jetzt sehen alle, woran die Kolleg:innen arbeiten und welche Fortschritte ein Projekt macht. Das erhöht die Akzeptanz und das einheitliche Verständnis, auf das gleiche Ziel hinzuarbeiten – sowohl innerhalb eines Projekts als auch in anderen Projekten.“

Das Planen, Steuern, Kontrollieren und Reporten geht jetzt Hand in Hand, was vor allem denjenigen, die in mehrere Projekte involviert sind, das Leben leichter macht. Sören Böckler ergänzt: „Der Einsatz von Planview hat die Kolleg:innen im positiven Sinne beeinflusst. Jetzt sind die Prioritäten eindeutig und jeder weiß, welchen Beitrag sie oder er zu den hochpriorisierten Themen leistet.“

Darüber hinaus profitieren auch das Management sowie Team- und Function-Leads, denn sie können sich jederzeit in die Projekte einloggen und sehen, wie der Stand ist.

Holger Gast sieht auch konkrete Verbesserungen in der Portfolio-Planung: „In der Regel wird einmal pro Quartal geplant. Insbesondere durch die zuverlässige Ressourcenplanung haben wir hier einen Zugewinn an Qualität. Und je größer die Analysemöglichkeiten werden, umso besser können wir Prognosen abgeben und Planungen vornehmen.“

Viessmann nutzt Planview Portfolios, betrieben von Amazon Web Services, Inc. (AWS). AWS ist der bevorzugte Public-Cloud-Anbieter von Planview, der die Sicherheit und Verfügbarkeit für unsere Kunden verbessert und die Innovation unserer Produkte beschleunigt.