Volvo Group treibt Transformation der Unternehmensportfolios zur Unterstützung des globalen Geschäfts voran

Um strategische Initiativen besser planen und umsetzen zu können und die bestmöglichen Auswirkungen auf das Geschäft zu erzielen, war Volvo um die Optimierung seines Portfoliomanagements bemüht. Die Herausforderung war riesig: Das Unternehmen musste seine drei milliardenschweren Portfolios sowie mehrere kürzlich getätigten Übernahmen in ein zentrales System integrieren.

Durch den Einsatz von Planview Portfolios erhielt Volvo einen zentralen Überblick über alle Projekte in der gesamten Organisation, mit präzisen Daten und Analysen in Echtzeit. Dies ermöglicht fundiertere Entscheidungen über laufende und künftige Initiativen, einschließlich der neuen Projekte, die jedes Jahr ein Fünftel des Portfolios ausmachen. Volvo kann nun die Investitionen mit dem größten Mehrwert priorisieren, die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Portfolios verwalten und die Durchführung beschleunigen.

Die Volvo Group ist einer der weltweit führenden Hersteller von Lkw, Bussen, Baumaschinen sowie Schiffs- und Industriemotoren. Darüber hinaus bietet sie Komplettlösungen für Finanzierungen und Dienstleistungen. Die Volvo Group beschäftigt rund 100.000 Mitarbeiter, hat Produktionsstätten in 18 Ländern und verkauft seine Produkte in mehr als 190 Märkten.

In den frühen 2000er Jahren erwarb Volvo mehrere Marken und Unternehmen auf der ganzen Welt, um von Größenvorteilen, Synergien und geografischer Expansion zu profitieren. Im Jahr 2012 bestand das Ziel darin, die Kosteneffizienz zu steigern und Volvo neu zu positionieren, indem die verschiedenen Marken in einem Unternehmen, der Volvo Group, zusammengeführt wurden. Diese Zusammenführung hatte zwar ihre Vorteile, brachte aber auch Probleme hinsichtlich der Performance mit sich.

Um sich stärker auf die Kunden zu konzentrieren, das Portfolio zu vereinfachen und die Projektausführung zu beschleunigen, musste das Unternehmen die Kontrolle über seine Investitionen gewinnen. Im Jahr 2016 verlagerten sich die Unternehmensziele auf die Maximierung der Investitionen durch eine bessere Priorisierung und Ausrichtung der Initiativen auf die Konzernstrategien.

Die Volvo Group hat drei verschiedene Investitionsportfolios: Das Produktportfolio verfügt über 10 Milliarden SEK (1.1 Milliarde EUR), das Portfolio für Industrie-Investitionen über 4 Milliarden SEK (440 Millionen EUR) und das ITInvestitionsportfolio über 3 Milliarden SEK (330 Millionen EUR). In einem so großen Unternehmen mit vielen verschiedenen Geschäftsbereichen war es nahezu unmöglich, portfolioübergreifende Abhängigkeiten zu verwalten. Die Volvo Group suchte nach einem Weg, um das Portfoliomanagement unternehmensweit zu verbessern und gleichzeitig eine bessere Datenqualität und -genauigkeit für fundiertere Geschäftsentscheidungen sicherzustellen.

Aufgrund dieser Anforderungen entschied sich die Volvo Group für Planview Portfolios (ehemals Planview Enterprise).

Aufgrund dieser Anforderungen entschied sich die Volvo Group für Planview Portfolios (ehemals Planview Enterprise). „Planview bot eine sichere SaaS-Umgebung, die schnell bereitgestellt werden konnte, die gewünschte Implementierungsreife mit einer Best-Practice-Bibliothek und einem Implementierungsplan sowie einen starken Enablement-Support für die Benutzer. Die Kultur und die Unterstützung von Planview waren beeindruckend”, sagt Per Brändström, Senior Project Manager bei Volvo Group Trucks Technology.

Brändström und sein Team haben das Tool so positioniert, dass es vor allem in den Bereichen Strategische Planung, PortfolioBalancing, Portfolioausführung und Anwendungsmanagement eingesetzt werden kann. Planview Portfolios bietet dem Konzern einen konsolidierten Überblick über alle Projekte und organisiert sie entsprechend ihrer Ausführung in den verschiedenen Geschäftsbereichen. Diese Transparenz und Konsolidierung aller laufenden und geplanten Projekte hilft den Führungskräften bei der Messung der Projektperformance sowie beim Rebalancing und der Feinabstimmung der Projektportfolios.

Projekte werden auf der Grundlage von Budgets und der Unternehmensstrategie priorisiert; Entscheidungen sind nun besser nachvollziehbar. „Wir können die Profitabilität unserer Projekte auf der Grundlage verschiedener Budgetszenarien analysieren“, sagt Brändström. „Wir können auch Analysen zu Aspekten wie den Anwendungslaufzeit-Kosten durchführen. In naher Zukunft werden wir mit Planview zusammenarbeiten, um eine Visualisierung und Roadmaps zu implementieren.“

Einer der Schlüssel zum Erfolg der Volvo Group war die Partnerschaft mit Planview, um ein globales Konfigurationskonzept mit einer gemeinsamen Logik für den Einsatz der Software zu entwickeln.Mit der standardisierten Konfigurationsgrundlage können die Abteilungen dann etwas mehr Flexibilität bei der Definition ihrer eigenen Prozesse und Geschäftsregeln gewinnen. Auch die Berichte wurden angepasst; der Großteil der Funktionen von Planview Portfolios wurde jedoch sofort und ohne weitere Anpassungen implementiert.

„Um unser Portfolio zu überwachen, haben wir all unsere Projekte einbezogen“, so Brändström. „Um unsere Zukunft besser planen zu können, müssen wir den aktuellen Status-quo kennen. Um Analysen und Optimierungen durchzuführen, müssen wir unsere aktuellen und zukünftigen Pläne verstehen. Für Volvo ist dies von entscheidender Bedeutung, da 80 % unserer Projekte aktiv sind und 20 % jedes Jahr neu hinzukommen. Planview Portfolios verschafft uns diese nötige Transparenz.”

Der Konzern war in Phase 1 erfolgreich, wobei es um die Implementierung der Produktprojekte, des Industrieportfolios sowie des Prozessund IT-Portfolios in Planview Portfolios ging. Auch mit dem Anwendungsmanagement wurde bereits begonnen und weitere Maßnahmen sind in Planung. Die Planview Portfolios Cloud-Lösung und das Engagement des Konzerns hinsichtlich der Einhaltung ihres Konzepts beschleunigten die Umsetzung. Dieser gestaffelte Ansatz ermöglichte es ihnen, den Prozess schnell auf andere Geschäftsbereiche zu übertragen und auszuweiten.

Seit Beginn der Nutzung von Planview Portfolios konnte die Volvo Group von folgenden Vorteilen profitieren:

• zentrales Repository für alle Projekte mit vollständiger Transparenz
• Überblick über geplante und tatsächliche Kosten
• Konsolidierung des Portfolios
• Erreichen der Gewinnschwelle bei der Investition in die Lösung durch die Ablösung von zwei älteren Tools
• Verbesserung der Qualität der Berichterstattung durch Standardisierung