Ricoh Australia

Ricoh Australia hat seinen Hauptsitz in Sydney und verfügt über ein Netzwerk von Vertriebs-, Service- und Supportzentren im ganzen Land. Ricoh ist ein Marke, der einige der größten australischen Unternehmen und Regierungsbehörden vertrauen und auf die sich Tausende von kleinen und mittleren Unternehmen in Australien verlassen. Weitere Informationen finden Sie unter www.ricoh.com.au.

Aufgrund der oben erwähnten Entwicklung und des Wachstums musste die Professional-Services-Abteilung von Ricoh als effektives und effizientes Bindeglied zwischen den Kunden und ihrem Unternehmen fungieren. Um dieses wichtige Ziel zu erreichen – und das Vertrauen der Kunden zu gewinnen – musste Ricoh jedoch mehrere wichtige Herausforderungen im Bereich des Projektmanagements meistern, darunter folgende:

• Erstellung beeindruckender Kundenpräsentationen, die Vertrauen schaffen
• Vermeiden von Informationsüberflutung und Unterbrechungen der Zusammenarbeit
• Aufrechterhalten der Kontrolle, wenn die Projekte länger und komplexer werden und mehr Personen involvieren
• Vermeiden von Besprechungen, die die Dynamik zunichte machen und zu Ressourcenengpässen führen
• Reduzieren des übermäßigen manuellen und verwaltungsbezogenen Aufwands
• Verbessern der Sichtbarkeit und Transparenz, sodass sich die Teams auf verlässliche Daten statt auf alte Sitzungsprotokolle und Erinnerungen stützen können

Debbie Collins, die PMO-Managerin für die Professional-Services-Abteilung von Ricoh Australia, sagt dazu: „Wir brauchten einen besseren Weg, um die Lücke zwischen unseren internen Geschäftspartnern und den Kunden zu schließen.“

Ricoh entschied sich für AdaptiveWork, nachdem es von einem Partner in Lateinamerika vorgestellt wurde. „Wir waren wirklich beeindruckt“, so Collins. „Der Partner war in einer ähnlichen Branche tätig und nutzte AdaptiveWork, um viele der Herausforderungen in den Bereichen Zusammenarbeit und Projektmanagement zu bewältigen, mit denen auch wir konfrontiert waren.“

Collins und ihr Team implementierten AdaptiveWork schrittweise über einen Zeitraum von 5 Monaten. Sie begannen mit einer Pilotgruppe und fügten dann nach und nach funktionsübergreifende Teams hinzu. Kontinuierliches Benutzerfeedback und die Unterstützung durch das Customer Success Team von AdaptiveWork führten zu einem, wie Collins es nennt, „wirklich soliden Plan und System für unsere Implementierung.“ Während des strukturierten Implementierungsprozesses erstellte Ricoh zudem Schulungs- und Trainingsunterlagen sowohl für seine internen Teams als auch für seine Kunden.

Seit der Implementierung von AdaptiveWork profitiert Ricoh bis heute von erheblichen Vorteilen, darunter die Fähigkeit, neue Geschäfte zu gewinnen, indem sie die Kunden mit Zuversicht beeindrucken und inspirieren. Collins sagt: „Wenn wir eine Präsentation halten, sehen unsere Kunden sofort, dass wir die Situation für sie im Griff haben. Wir haben Roadmaps, Meilensteine, Fälligkeitstermine, jederzeit anpassbare Ressourcen, Pläne für die nächsten Schritte und vieles mehr. Mit AdaptiveWork können wir außerdem Sichtbarkeit und Transparenz demonstrieren, was Vertrauen und eine starke Beziehung schafft. Es entsteht von Anfang an eine ganz neue Art von Zuversicht.“

Weitere Ergebnisse sind:

• 40 % Produktivitätssteigerung durch Beseitigung von Redundanzen und erhebliche Reduzierung des Verwaltungsaufwands
• stärkere Marke und besserer Ruf, die den Einfluss von Professional Services, das Wachstum und die Umsätze fördern
• deutlich verbesserte Ressourcenverwaltung und -auslastung
• optimiertes tägliches Projekt- und Zeitplanmanagement
• effektive und leistungsstarke Teams – Collins sagt: „Die hinzugewonnene Sichtbarkeit und Transparenz hat mein Team dazu motiviert, härter und intelligenter zu arbeiten und sich so am Ende des Tages gut zu fühlen.“
• effiziente und schnellere interne Meetings sowie interaktivere und informativere Kundenmeetings (AdaptiveWork wird in allen Kundenmeetings eingesetzt)
• sofortiger Zugriff auf Dokumente, Notizen, E-Mails, Beiträge und weitere Projektinformationen
• etwa 125 Mitarbeiter und Kunden von Ricoh als Nutzer von AdaptiveWork mit monatlich steigenden Zahlen – was Collins als „fantastisch und aufregend“ bezeichnet.