Horizon Power mise sur un référentiel unique et gagne en efficacité grâce à Planview

Avec des équipes réparties dans les quatre régions de l'Australie-Occidentale, Horizon Power souhaitait standardiser les cycles de vie pour l'ensemble de son portefeuille. Mais au moment même où l'équipe de direction a approuvé l'initiative, la pandémie de COVID-19 atteignait l'Australie, plongeant tout le pays, y compris l'Australie-Occidentale, dans une période de confinement. Presque du jour au lendemain, les plus de 500 collaborateurs d'Horizon Power sont passés exclusivement au télétravail.

Grâce à la solution Planview de gestion de portefeuille de projets, Horizon Power est parvenu à mettre en place un référentiel unique pour consolider des outils disparates, accélérer le reporting et améliorer la visibilité des performances de portefeuille. Fortes de données en temps réel et d'une visibilité unifiée, les équipes passent plus de temps à exploiter ces éclairages, à formuler des recommandations stratégiques et à booster l'efficacité des projets.

Acteur majeur de l'énergie et des utilities, Horizon Power sert des clients répartis sur les 2,3 millions de kilomètres carrés dont se compose l'Australie-Occidentale, la plus grande zone géographique du pays fournie en énergie. Non seulement Horizon Power opère sur l'ensemble de la supply chain énergétique – de la production aux services retail, en passant par la distribution – mais il s'engage également à mettre les entreprises et les communautés régionales au premier plan, en s'assurant que ses clients bénéficient d'une couverture énergétique sûre et fiable.

Début 2020, Horizon Power venait d'achever un processus d'identification visant à déterminer quels domaines de l'entreprise pouvaient être digitalisés. Parmi toutes les initiatives inscrites dans cette transformation, l'approche de gestion du portefeuille de projets figurait au sommet des priorités.

Au moment même où l'équipe de direction a approuvé l'initiative, la pandémie de COVID-19 atteignait l'Australie, plongeant tout le pays, y compris l'Australie-Occidentale, dans une période de confinement. Presque du jour au lendemain, les plus de 500 collaborateurs d'Horizon Power sont passés exclusivement au télétravail.

Une fois le projet lancé, l'équipe de direction voulait que la solution Planview de gestion de portefeuille de projets récemment acquise soit rapidement mise en œuvre. Afin d'en exploiter tout le potentiel, une implémentation à distance accélérée était nécessaire pour établir un référentiel unique et s'approprier complètement les jeux de données. « Malgré une période de grande incertitude liée au COVID et le fait que nous devions travailler à distance, nous étions déterminés à faire décoller ce projet et à l'implémenter en 12 semaines, » explique Cate Bertram, responsable de la gouvernance et de la performance des portefeuilles chez Horizon Power.

Pour y parvenir, Horizon Power souhaitait s'aligner sur Planview, leader mondial et innovateur reconnu en matière de solutions de gestion de portefeuille et de gestion du travail. Pour respecter ces délais serrés et accélérer la transformation digitale de l'entreprise, il était essentiel de faire appel à une équipe mondiale de spécialistes en solutions technologiques.

Avec l'appui solide de l'équipe dirigeante, Horizon Power a utilisé la méthode d'implémentation accélérée de Planview pour à la fois concevoir, mettre en œuvre et exploiter la nouvelle solution de gestion de portefeuille de projets.

Malgré les contraintes imposées par les confinements et le télétravail, Horizon Power a pu donner le coup d'envoi virtuel de l'implémentation avec l'aide des architectes de solutions APAC de Planview.

Les contrats ont été signés électroniquement, la stratégie de transformation a été définie par visioconférence et des séances de formation à distance ont permis à l'équipe d'Horizon Power de maîtriser rapidement le nouvel outil.

Jusque-là, l'entreprise recourait à un patchwork d'outils de gestion de projet et de processus manuels pour gérer son portefeuille. Pour concrétiser cette transition à l'échelle de l'entreprise dans un délai remarquable de 12 semaines, Horizon Power a mis sur pied un groupe pilote pour lancer la solution « en douceur » et intégrer les membres de l'équipe au nouveau système tout-en-un.

Avec l'aide de Planview, Horizon Power a su exploiter les riches fonctionnalités de cette solution de gestion de portefeuille de projets pour comprendre comment optimiser l'allocation des ressources et améliorer la visibilité au sein de l'équipe.

Grâce à un référentiel unique, Horizon Power a pu immédiatement repérer les inexactitudes dans ses anciens processus et passer à un mode de travail plus efficace pour produire des rapports et des analyses de meilleure qualité. En novembre 2020, la plupart des projets de l'entreprise avaient été menés à bien à l'aide de Planview, répondant ainsi aux attentes internes de création rapide de valeur.

Planview a permis de simplifier, de rationaliser et de standardiser les processus d'Horizon Power en matière de gestion de portefeuille de projets.

Le processus a même permis à l'entreprise de décommissionner trois autres outils pour passer à une seule et même solution afin de standardiser le mode de gestion des projets à l'échelle de l'organisation.

Comme l'observe Kobus Coetzee, « la transition vers la solution de gestion de portefeuille de projets de Planview a permis d'améliorer l'efficacité des équipes qui n'ont plus qu'à maîtriser une seule solution. Nous bénéficions également d'un référentiel unique dans lequel toutes les données des projets sont enregistrées et communiquées par le biais de rapports de performance BI, contribuant ainsi à accélérer la réalisation des projets ».

Grâce à Planview, Horizon Power est désormais en mesure de gérer plus de 200 projets au sein de six divisions (Développement commercial et métier, Transformation technologique et digitale, Expérience client, Finance et Services d'entreprise), pour une valeur en capital de 100 M $ AUD. Fort d'une visibilité centralisée, Horizon Power améliore la précision de son reporting avec des données en temps réel qui peuvent être communiquées à son équipe de direction rapidement et en toute confiance. « Le fait que nous puissions désormais valider la valeur acquise (CPI et SPI) constitue un bond en avant dans notre capacité à identifier à temps les problèmes de performance des projets, comparé aux données de performances financières unidimensionnelles sur lesquelles nous nous basions auparavant, » note Kobus Coetzee.

Des objectifs particulièrement importants à l'heure où le gouvernement impose des obligations de reporting avec des délais d'exécution souvent très courts. Désormais, Horizon Power est en mesure de respecter ces délais et de fournir des explications claires sur les données présentées.

Grâce à une visibilité claire sur le suivi des projets et à la mise en place de cycles de vie standardisés, Horizon Power continuera à tirer profit de son partenariat avec Planview pendant encore longtemps. L'entreprise s'efforce de donner à son équipe de direction les moyens de s'approprier le système pour en extraire des informations en temps réel grâce à des tableaux de bord d'analyse interactifs et des visualisations de données. De plus, Horizon Power cherche à approfondir ses capacités stratégiques, à renforcer sa maturité organisationnelle et à appliquer une approche agile à tous ses projets en cours.

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