Tractor Supply Company bénéficie d'une visibilité et de données en temps réel sur son portefeuille pour mener à bien sa transformation organisationnelle.

Pendant la pandémie de COVID-19, Tractor Supply Company a connu une croissance exponentielle en peu de temps. Ils avaient donc besoin d'une solution de gestion de portefeuille capable de les accompagner dans leur parcours de maturité.

Tractor Supply Company utilisait des feuilles de calcul pour planifier et gérer les projets, ce qui entraînait un travail manuel inutile et rendait la traçabilité difficile. Ils avaient également acquis récemment Petsense, un magasin de fournitures pour animaux de compagnie, et avaient besoin de processus et de solutions permettant à leur entreprise de s'adapter à la croissance.

Tractor Supply Company utilisait déjà Planview pour le chronométrage, mais elle s'est rapidement rendu compte qu'elle pouvait obtenir bien plus de Planview en tant que partenaire.

L'équipe du PMO a mené des entretiens avec les parties prenantes afin de mettre en évidence les points de friction qui nuisaient à leur efficacité et à leur évolutivité. Après avoir analysé les lacunes et établi une liste de priorités pour les mises à jour immédiates et réalisables, Tractor Supply Company s'est tournée vers la solution PPM de Planview pour l'aider à réaliser la transformation de l'organisation.

"Je pense que l'une des choses que nous avons vraiment constatées, c'est la crédibilité du PMO. J'ai dû apprendre à montrer les données, et c'est avec Planview que je les montre", explique Marea Herrington, directrice de la planification/gouvernance et de l'administration des technologies chez Tractor Supply Company.

Depuis 1938, Tractor Supply Company est au service des agriculteurs, des éleveurs, des propriétaires, des jardiniers et des amateurs d'animaux de compagnie. Ils vendent une large gamme de produits, notamment des vêtements, des pièces détachées et des accessoires pour tracteurs et remorques, des articles pour chevaux et animaux de compagnie, des accessoires pour le gazon et le jardin, des outils électriques et des tondeuses autoportées.

Tractor Supply Company est également l'une des entreprises à la croissance la plus rapide selon Fortune 500et est actuellement classée 291 sur cette liste.

Tractor Supply Company utilisait des feuilles de calcul et des documents hors ligne pour gérer le travail, ce qui n'offrait que peu de visibilité ou de traçabilité pour l'ensemble de ses projets. En l'absence de processus centralisés et d'une source unique de vérité, l'obtention d'informations sur l'état et les performances des projets nécessitait des efforts manuels considérables.

"J'ai notamment réalisé que nous n'étions pas extensibles", a déclaré M. Herrington. "Cela a vraiment mis en évidence la décentralisation de nos processus.

L'obtention de données financières précises s'est avérée être un défi de taille. Les données étaient généralement stockées hors ligne, ce qui entravait considérablement la prise de décision, la productivité et l'efficacité de l'entreprise. "Si quelqu'un avait besoin de savoir combien d'argent il avait sur un projet, ou combien d'argent il restait sur un portefeuille, il fallait parfois des jours pour obtenir cette information", a noté M. Herrington.

Tractor Supply Company avait également besoin d'une solution permettant de centraliser tous ses projets et les informations associées.

"Nous n'avions pas de référentiel de projet unique", a déclaré M. Herrington. "Nous n'avions pas de rapports agrégés. Je n'avais pas d'endroit où je pouvais aller et dire : "Je veux tout savoir sur le contenu de ce nouveau projet - ce qu'il fait, qui y travaille, combien d'argent, et quand il a été approuvé". J'ai dû chercher à dix endroits différents pour trouver cela".

Tractor Supply Company a constaté qu'il était urgent d'améliorer ses processus et ses outils afin d'être plus proactif et de pouvoir s'adapter à la croissance. À l'époque, l'organisation ne pouvait planifier et estimer que jusqu'à 20 jours dans le futur.

"Ces défis ont créé la tempête parfaite pour Petsense et la croissance qui allait découler de COVID", a déclaré M. Herrington. "Si nous avions maintenu cet environnement, je ne sais pas comment nous aurions survécu à COVID.

Pour se placer dans la meilleure position possible face à la croissance, au changement et aux acquisitions futures, Tractor Supply Company savait qu'elle avait besoin d'une solution lui donnant une meilleure visibilité sur le personnel et les ressources. Ils ont également reconnu la nécessité de remplacer leur style de gestion de projet en cascade par un processus plus agile et plus adaptatif qui facilite des cycles de livraison plus rapides pour les projets et initiatives importants.

M. Herrington a demandé à des décideurs clés dans les domaines de l'informatique, de la finance d'entreprise et de l'approvisionnement quel point douloureux ils élimineraient s'ils pouvaient agiter une baguette magique. Leurs réponses ont été éclairantes.

La première concerne les données financières. Les équipes voulaient savoir combien d'argent elles avaient et n'avaient pas. Ils souhaitaient également disposer d'un référentiel central faisant office de source unique de vérité, ainsi que de rapports précis et actualisés.

Grâce à des données centralisées et précises, Mme Herrington et son équipe ont pu travailler plus rapidement et prendre des décisions plus éclairées. "Tout d'un coup, j'ai pu centraliser les données, les simplifier ou les restreindre. Je pouvais collecter les données souhaitées par nos équipes et les présenter de manière à ce qu'elles soient faciles à mettre à jour pour les chefs de projet".

Tractor Supply Company a utilisé la solution PPM de Planview pour résoudre les principaux problèmes de l'entreprise. Ils ont utilisé Planview pour créer un pôle central pour leurs projets et pour obtenir une visibilité sur la performance, l'état et la santé financière de leurs projets et de leurs portefeuilles.

Il y a deux semaines, j'étais en réunion avec un vice-président qui m'a dit : "J'ai besoin de savoir ceci à propos des projets, et je sais que cela prendra une semaine pour l'obtenir"", a déclaré M. Herrington. Je lui ai répondu : "Laissez-moi vous arrêter. Cela me prendra deux minutes. Le voulez-vous maintenant ou vendredi matin pour que vous puissiez l'assimiler ? C'était une telle victoire", a déclaré M. Herrington. "Et c'était une victoire parce que nous avions fait tout ce travail.

Tractor Supply Company a utilisé la solution PPM de Planview pour améliorer la visibilité, rendre les informations sur les projets plus accessibles et exploiter les données financières en temps réel d'un simple clic.

Mme Herrington envoie désormais un rapport financier une fois par semaine, au lieu d'une fois par mois comme elle le faisait auparavant. Les rapports étant désormais en temps réel, les chefs d'entreprise peuvent prendre des décisions en toute confiance sans craindre d'utiliser des données inexactes et obsolètes.

"En quelques minutes, je peux dire à un directeur combien d'argent il a, quel est son budget, quelle est sa tendance et où il se situe", a déclaré M. Herrington. "Je peux lui indiquer les indicateurs qui lui permettront de savoir s'il est en difficulté, s'il va au-devant de difficultés ou s'il a sous-utilisé son budget et pourrait récupérer de l'argent.

Tractor Supply Company a également utilisé la solution PPM de Planview pour créer des indicateurs avancés et retardés. Ils peuvent ainsi utiliser des indicateurs avancés pour devenir plus proactifs dans l'identification des problèmes avant qu'ils ne surviennent. Les indicateurs de retard les ont aidés à identifier les problèmes immédiats, de sorte qu'ils peuvent s'y attaquer immédiatement plutôt que des mois plus tard.

"Grâce à Planview, nous en savons plus que jamais sur notre travail", a déclaré M. Herrington. "Et plus nous en savons, plus les gens veulent savoir. Nous recevons beaucoup plus de données aujourd'hui".

Maintenant qu'elle a atteint ses objectifs initiaux, Tractor Supply Company prévoit de développer ses opérations avec Planview. Avec l'aide de son équipe d'architecture d'entreprise, Tractor Supply Company a l'intention d'intégrer la solution PPM de Planview à d'autres outils utilisés par les départements de l'entreprise.

"Comment commencer à intégrer les bureaux de l'entreprise, l'équipe financière et l'équipe chargée des achats", a demandé M. Herrington. "Il ne s'agit peut-être pas d'une question technique, comme l'intégration d'une API. Mais je veux qu'ils utilisent nos outils plutôt qu'une feuille de calcul Excel. Tout cela est prévu dans la deuxième phase".