Face à l'incertitude, Ingram Micro modernise et met à l'échelle son système mondial de gestion de portefeuilles de projets IT pour gagner en agilité

En 2021, le rachat d'Ingram Micro par Platinum Equity a constitué l'occasion idéale d'évaluer les capacités, les processus et les outils actuels de l'entreprise, ainsi que sa propension à s'adapter à l'évolution des méthodes de travail à l'ère du digital. L'équipe mondiale PMO IT d'Ingram Micro a pris la tête de cette initiative. Sa mission : apporter des éclairages et résoudre les problèmes d'une manière mesurée afin de faire évoluer les méthodologies et les outils ; le but ultime étant de gagner en agilité dans un contexte de grande incertitude et de changements inéluctables.

Si Ingram Micro était déjà un client Planview®, le programme de modernisation qui a suivi son rachat lui a toutefois donné toute la latitude d'explorer d'autres fonctionnalités de la plateforme Planview. Ainsi, l'entreprise a d'abord misé sur Planview® Portfolios pour s'attaquer aux silos applicatifs, puis a ajouté : Planview® IdeaPlace pour la réflexion sur les solutions ; Enterprise Architecture pour la réflexion sur les systèmes et l'entreprise, et enfin Planview® AgilePlace pour l'optimisation de l'entreprise. Malgré tout le chemin parcouru, l'amélioration continue demeure une priorité pour l'équipe PMO.

Ingram Micro est un leader dans le domaine des services technologiques et logistiques. L'entreprise aide les entreprises à maximiser la valeur de la technologie qu'elles fabriquent, vendent ou utilisent. À l'échelle mondiale, elle a enregistré un chiffre d'affaires de 54,5 milliards de dollars l'année dernière et est implantée dans 61 pays sur six continents. Au cours de ses 40 années d'existence, Ingram Micro a expédié 1,5 milliard d'unités par an, gère les actifs de 300 entreprises du Fortune 1000, et fournit des solutions IT à plus de 170 000 clients.

Le rachat d'Ingram Micro par Platinum Equity a été l'occasion idéale pour le département PMO IT de repenser son approche du travail et la manière dont il apporte de la valeur à l'entreprise. Même s'il profitait de certaines des capacités de la plateforme Planview, la marge d'évolution restait toutefois grande pour s'adapter plus efficacement au changement et à l'incertitude. Le PMO souhaitait discuter avec les équipes d'architecture d'entreprise et les équipes métiers pour définir les flux de valeur, analyser les capacités et comprendre la pile technique qui les soutient.

« On ne peut pas savoir où s'améliorer sans mesure préalable de la situation », déclare Adriana Callerio, responsable PMO et performances IT chez Ingram Micro. « La première chose à faire était de définir notre structure, la manière dont nous mesurons les résultats, puis de nous améliorer sur les deux plans. Nous avons dû standardiser la définition des termes ainsi que le sens de "performance" et de "valeur" dans le portefeuille Agile, tout en continuant de visualiser les flux de valeur, la livraison de valeur et les résultats. »

Le défi consistait à assurer un alignement entre les équipes, où chacun peut voir ce qui se passe en marge afin de maintenir la continuité et la bonne cadence. « Le changement est inévitable, et nous ne devons pas le redouter », recommande la responsable. « La clé est de transformer les outils et les méthodologies parce que ce sont les modes et la vitesse de travail qui changent. Pour cela, nous devons pivoter rapidement en fonction des changements. C'est nous qui définissons la manière de travailler à l'ère du digital, et nous devons partager nos expériences avec nos partenaires et les aider à construire les outils conformément à nos besoins. C'est ainsi que ces partenariats permettront à l'entreprise de progresser constamment. »

Ingram Micro compte des départements PMO dans toutes ses régions, et les équipes de portefeuille se placent « en pointillé » vers le PMO IT central. Le PMO central a lancé la question de l'implémentation de modules Planview® supplémentaires en définissant un langage standard et commun dans tous les pays et régions. Une fois tout le monde sur la même longueur d'onde, la transformation pouvait commencer.

Le PMO IT central s'est d'abord attaqué aux silos applicatifs sources d'inefficacités et de redondances à l'aide de Planview® Portfolios. Il s'est intéressé aux capacités plus classiques de cet outil qu'il pourrait facilement adopter pour s'améliorer rapidement, comme l'inventaire des tâches, la gestion des demandes, la gestion des tâches et les rapports financiers. L'étape suivante portait sur l'innovation et la technologie. Il s'agissait d'abandonner les tableaux de bord traditionnels sur les finances, la propriété, la gouvernance et l'utilisation des ressources associés aux projets cycle en V pour exploiter davantage les portefeuilles Agile. L'équipe a ainsi exploité une partie du portefeuille Agile, des méthodes de travail et des rapports sur la santé du portefeuille. L'alignement stratégique reste une préoccupation centrale. Ainsi, le PMO commence à comprendre le modèle de référence d'entreprise depuis qu'il dispose de données sur l'importance stratégique et la valeur de portefeuille des projets à prioriser ainsi que sur les avantages de travailler avec une plus grande agilité.

« Nous avons ajouté Planview® IdeaPlace pour faire place à la "réflexion sur les solutions". Cette solution centralise la gestion des idées, ce qui nous permet de commencer à les transmettre aux équipes produit afin de maintenir le rythme de l'innovation », explique Mme Callerio. « Quant à Planview® Enterprise Architecture, elle s'inscrit dans une "démarche système" à même de nous éclairer sur notre portefeuille technologique actuel et les domaines dans lesquels investir en priorité à mesure que nous nous développons. La gestion des technologies et des capacités fait le lien entre les deux, en nous donnant une "réflexion d'entreprise" plus large et en nous montrant comment les différentes décisions ont un impact sur l'entreprise, afin de pouvoir pivoter rapidement en cas de besoin. Enfin, Planview® AgilePlace nous aide à nous rapprocher de notre objectif ultime "d'optimisation de l'entreprise", en nous permettant de structurer les équipes produit pour saisir et exploiter les opportunités que notre transformation digitale offre à nos clients. »

Tout au long de cette transformation, le PMO s'est concentré sur la gestion des résultats, la réflexion d'entreprise et la réflexion stratégique. « Nous envisageons l'architecture des métiers et l'architecture d'entreprise de façon à essayer d'optimiser l'intégralité du parcours, de la stratégie à la livraison », explique Adriana Callerio. « Notre rôle est de déterminer le modèle de données et les différents points de données sur la plateforme qu'il nous faudra intégrer dans les tableaux de bord stratégiques et informés destinés au comité exécutif, pour que ces éclairages puissent apporter de la valeur à l'entreprise. »

Qu'il s'agisse d'un changement à la direction ou de nouvelles opportunités, Mme Callerio estime qu'il est essentiel que les PMO soient flexibles et trouvent toujours moyen d'ajouter de la valeur, même s'il leur faut pour cela sortir de leur zone de confort. Certes, le parcours de chaque organisation sera différent, mais l'approche équilibrée d'Ingram Micro pour résoudre les problèmes, dresser un état des lieux et bénéficier d'une vision claire sur l'état futur souhaité appartient aux bonnes pratiques. La Responsable PMO et performance IT utilise la métaphore du jardinage pour décrire sa philosophie de la transformation : « On plante des graines et on en récolte les fruits en sachant pertinemment que l'on ne pourra pas tout contrôler », explique-t-elle. « On fait de son mieux avec les moyens du bord. Chaque nouvelle saison est l'occasion d'apprendre, et la pratique doit s'améliorer en continu. Il ne s'agit pas de dire "Quand cela sera-t-il fait" mais plutôt "comment allons-nous progresser ?" »

Elle conseille aux organisations d'identifier ce qu'elles savent bien faire, ce qu'elles peuvent faire respecter et renforcer pour tous de manière agréable, puis d'essayer de s'améliorer sans oublier de toujours injecter un peu de nouveauté afin de maintenir l'élan et de faire évoluer l'outil. « Vous devez toujours tendre vers quelque chose », recommande Mme Callerio. « Cela peut être déroutant au début, mais avec le temps, vous apprendrez à consolider et calibrer les choses, et cela finira par devenir une deuxième nature. Grâce à la plateforme Planview, nous créons désormais de la valeur, et ce succès, nous le devons en grande partie au support de configuration de Planview. »

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