Le groupe Volvo transforme le pilotage de ses portefeuilles d’entreprise pour soutenir son activité mondiale

Afin de mieux planifier ses initiatives stratégiques et d’optimiser leur impact métier, Volvo cherchait à rationaliser sa gestion de portefeuilles de projets. Cette perspective avait de quoi faire peur : le groupe avait en effet besoin d’intégrer ses trois portefeuilles d’une valeur de plusieurs milliards de dollars – ainsi que ceux de plusieurs acquisitions récentes – dans un système centralisé.

Grâce au déploiement de Planview Portfolios, Volvo bénéficie aujourd’hui d’une vue unique de tous les projets de l’organisation, avec des données et des analyses en temps réel précises. Le géant de l’automobile scandinave peut ainsi prendre des décisions mieux éclairées à propos des initiatives actuelles et futures, y compris les nouveaux projets, qui représentent chaque année un cinquième de son portefeuille. Par ailleurs, il est en mesure de prioriser ses investissements les plus porteurs de valeur, de gérer les dépendances entre portefeuilles et d’exécuter plus rapidement.

Basé en Suède, le groupe Volvo est l’un des principaux constructeurs mondiaux de camions, d’autocars et d’autobus, d’engins de chantier et de moteurs marins et industriels. Il propose également des solutions complètes de financement et de services. Comptant près de 100 000 collaborateurs, le groupe Volvo possède des usines de production dans 18 pays et commercialise ses produits sur pas moins de 190 marchés.

Au début des années 2000, Volvo a acquis plusieurs marques et entreprises à travers le monde pour accroître sa capacité de production, créer des synergies et élargir sa présence géographique. En 2012, dans une optique d’économies et de repositionnement stratégique, ces différentes marques ont été regroupées au sein d’une seule et même société : le groupe Volvo. Bien qu’elle ait apporté un certain nombre de bénéfices, cette unification a aussi posé des défis côté performance.

Pour se recentrer sur le client, simplifier son portefeuille et accélérer l’exécution de ses projets, l’entreprise s’est rendu compte qu’elle devait avoir une plus grande maîtrise de ses investissements. En 2016, ses objectifs ont évolué pour s’inscrire dans une démarche visant l’optimisation des investissements à travers l’amélioration de la priorisation et de l’alignement des initiatives sur les stratégies du groupe.

Le groupe Volvo possède trois portefeuilles d’investissements différents : un portefeuille de produits, d’une valeur de 10 milliards de SEK (1,1 milliard d’euros) ; un portefeuille d’investissements industriels, d’une valeur de 4 milliards de SEK (440 millions d’euros) ; et enfin un portefeuille d’investissements IT, d’une valeur de 3 milliards de SEK (330 millions d’euros). Du fait de l’envergure de cette organisation et des nombreuses business units dont elle est constituée, la gestion des dépendances entre portefeuilles relevait quasiment de l’impossible. C’est pourquoi le groupe voulait améliorer la façon dont il gérait ses portefeuilles dans l’ensemble de l’entreprise, tout en assurant une qualité et une précision accrues des données pour pouvoir prendre des décisions métiers plus éclairées.

Dans ses recherches, le groupe Volvo s’est focalisé sur quatre capacités clés : l’amélioration du cycle annuel, l’intégration des décisions en temps réel, avec la possibilité de rééquilibrer les portefeuilles, la rationalisation des applications IT et l’optimisation de la qualité des données.

Le groupe Volvo a trouvé en Planview Portfolios une solution parfaitement adaptée à ces besoins. « Planview offrait un environnement SaaS à la fois sécurisé et rapide à déployer, une préparation à la mise en œuvre avec une bibliothèque de bonnes pratiques et un plan de déploiement, ainsi qu’un accompagnement solide pour les utilisateurs. La culture et la réactivité de Planview nous ont beaucoup impressionnés », explique Per Brändström, chef de projet senior au sein de Volvo Group Trucks Technology.

Le chef de projet et son équipe ont positionné l’outil pour une utilisation principalement aux fins de planification stratégique, d’équilibrage des portefeuilles, d’exécution des portefeuilles et de gestion des applications. Avec Planview Portfolios, le groupe Volvo bénéficie à présent d’une vue consolidée de l’ensemble de ses projets, qu’il peut organiser sur la base de leur mode d’exécution dans ses différents domaines métiers. Cette visibilité sur tous les projets, qu’ils soient déjà en cours ou simplement prévus, permet à ses collaborateurs non seulement de mesurer la performance des projets, mais aussi de rééquilibrer et d’affiner les portefeuilles de projets.

Les projets sont priorisés en fonction des budgets et de l’alignement sur la stratégie de l’entreprise, avec en plus une traçabilité complète des décisions prises. « Nous pouvons analyser la rentabilité de nos projets en fonction de différents scénarios budgétaires », indique M. Brändström. « Nous pouvons aussi réaliser des analyses sur des aspects tels que les coûts d’exécution des applications. Très bientôt, nous collaborerons avec Planview pour implémenter des capacités de visualisation et de création de feuilles de route. »

L’une des clés du succès du groupe Volvo a été son partenariat avec Planview, lequel avait pour but d’élaborer un plan de configuration global et d’établir une logique commune du point de vue de l’utilisation du logiciel.Avec cette base de configuration standardisée en place, le constructeur suédois pouvait dès lors laisser aux divisions la latitude nécessaire pour définir leurs propres process et leurs propres règles métiers. Les rapports ont également été personnalisés ; cependant, la plupart des capacités de Planview Portfolios ont pu être mises en œuvre immédiatement.

« Pour pouvoir suivre notre portefeuille, nous avons inclus tous nos projets, commente M. Brändström. Pour planifier notre avenir, nous devons savoir où nous en sommes. Et pour réaliser les analyses et l’optimisation nécessaires, nous devons avoir une idée claire de nos plans actuels et futurs. C’est essentiel pour Volvo, car 80 % de nos projets sont en cours d’exécution, et nous nous attendons à lancer 20 % de nouveaux projets chaque année. Planview Portfolios nous assure toute la visibilité dont nous avons besoin. »

Le groupe a mené avec succès la première phase de l’implémentation, qui comprend l’intégration des projets de produits, du portefeuille industriel et du portefeuille de process et IT dans Planview Portfolios. Il a aussi mis les choses en route sur le front de la gestion des applications, et il ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. Le fait que Planview Portfolios soit une solution basée dans le cloud et la détermination du groupe à respecter son plan de configuration à la lettre ont grandement accéléré l’exécution, l’approche étape par étape employée lui ayant par ailleurs permis de reproduire le processus rapidement dans d’autres de ses métiers.

Depuis que Planview Portfolios a été déployé, le groupe Volvo a pu constater les avantages suivants :

• Un référentiel commun assurant une visibilité parfaite sur tous les projets
• La capacité à suivre les budgets au regard des données réelles
• La consolidation des portefeuilles
• Le coût nul de l’investissement dans la solution, laquelle est venue remplacer deux outils hérités
• L’amélioration de la qualité des rapports grâce à la standardisation