Shiji gagne en visibilité, rationalise ses workflows et modernise ses prestations de services avec Planview

Shiji avait besoin de rationaliser ses processus et sa technologie pour faire un état des lieux au sein de l'entreprise. Les équipes travaillaient avec des outils redondants, sans intégration. Elles passaient des heures sur des activités qui ne profitaient ni aux clients ni à l'entreprise.

La solution PSA de Planview a permis à Shiji de gagner en visibilité, de simplifier ses workflows et d'obtenir plus d'insights sur la réussite des projets. Avec une visibilité et des workflow améliorés, Shiji a pu facilement automatiser l'analyse de ses données, et ainsi économiser du temps et des ressources qui étaient consacrés à des processus manuels.

Shiji est une entreprise technologique multinationale fondée en 1998. Elle fournit des solutions logicielles et des services aux entreprises des secteurs de l'hôtellerie, de la restauration, du commerce de détail et du divertissement. Shiji travaille avec plus de 91 000 hôtels, 200 000 restaurants et 600 000 commerces situés dans le monde entier. Ses principaux clients sont Hilton, IHG, Hyatt, Mandarin Oriental, Peninsula Hotels, Kempinski Hotel et MGM Grand.

L'équipe Global Services PMO de Shiji est le principal organe de livraison pour les comptes globaux, assurant le maintien d'un modèle de livraison cohérent lorsqu'elle travaille avec des comptes couvrant plusieurs régions et produits.

Shiji travaillait avec des outils redondants, sans intégration. Cette situation a créé un écart entre les métiers et la technologie. Avec la déconnexion des équipes, des logiciels et des systèmes, il était difficile d'optimiser les workflows. Effet collatéral : la fragmentation des outils, des processus et des données. L'entreprise cherchait une solution pour l'aider à consolider et à rationaliser ses processus dans un seul système, afin d'équilibrer l'utilisation des ressources et d'assurer la visibilité de la capacité et des compétences nécessaires pour les futurs projets.

Une meilleure transparence côté utilisation permettrait à Shiji d'éclairer les objectifs de l'organisation et de mieux équilibrer les ressources à l'échelle globale, en particulier lorsqu'il y a des fluctuations d'une région à l'autre.

« Quand nous avions encore plusieurs systèmes, les collaborateurs utilisaient Excel pour rendre compte manuellement de leur utilisation. Les informations étaient inexactes et ne pouvaient pas être remontées de l'équipe au département, à la région ou au niveau mondial », explique Annie Moseanko, Senior Director of Global Services PMO de Shiji Group.

Annie Moseanko a rejoint l'organisation pour :

• Augmenter la visibilité
• Optimiser les workflows
• Améliorer la transparence côté utilisation
• Identifier les facteurs de réussite d'un projet

« Ces quatre éléments sont la base qui nous a permis de commencer à utiliser Planview au début de notre parcours PSA », explique Annie Moseanko.

La visibilité des cadres était également un défi pour Shiji. Il était important pour la direction de voir ce qui se passait dans l'ensemble du portefeuille, notamment toutes les données et tous les KPI qui pouvaient être rapportés au niveau de chaque personne, de l'équipe, du département, du programme, de la région et du monde. « L'accès à toutes ces données a changé la donne », témoigne Annie Moseanko.

Enfin, l'organisation souhaitait définir les facteurs de réussite du projet de manière plus large. En plus de répondre à des questions comme « Comment examinons-nous l'état de santé du projet ? » et « Comment évaluons-nous si un responsable projet fait du bon travail ? », Shiji voulait s'assurer de pouvoir identifier quand un projet est à risque, afin d'intervenir rapidement et de prendre des mesures correctives.

Shiji voulait atteindre le potentiel de revenus le plus élevé pour ses ressources. Le groupe a choisi la solution PSA de Planview car elle leur permet d'optimiser de manière proactive l'utilisation des ressources et les livraisons à partir du même système.

La direction peut désormais facilement voir quelles équipes sont performantes sur un large éventail de métriques, ce qui lui donne les données nécessaires pour identifier les réussites. Les données centralisées et la visibilité en temps réel de Planview ont également aidé la direction à être plus proactive dans la planification de la capacité et l'allocation des ressources, ce qui a permis un staffing plus rapide et une utilisation plus équilibrée.

Avec la solution PSA de Planview, l'équipe PMO de Shiji Global a pu exploiter plus efficacement des insights et des rapports actionnables. Les responsables financiers et la direction ont pu obtenir des données exactes plus régulièrement. Les équipes ont pu automatiser l'analyse d'un grand nombre de données et obtenir des résultats en temps voulu, ce qui a permis de gagner en précision et de réduire le travail manuel.

Les équipes peuvent concentrer leurs efforts sur le travail facturable et bénéficier d'une plus grande transparence en matière d'utilisation. L'organisation a ainsi pu gagner du temps et des ressources en automatisant un processus fastidieux.

« En raison de la multiplicité des systèmes et des méthodes de reporting manuel, les données manquaient de précision et ne pouvaient pas être agrégées à différents niveaux internes », explique Annie Moseanko.

Shiji a également mis l'accent sur l'élimination des outils multiples et l'optimisation des workflows. Smartsheet, Saviom, Excel et le stockage sur site ont été abandonnés au profit de la solution PSA de Planview. Le groupe a intégré Zoho CRM à la solution de Planview pour rationaliser la mise en place des projets, et a intégré les projets à Zoho pour réorganiser les activités de comptes clients en fonction des jalons et de la clôture des projets.

L'équipe a même utilisé la solution de Planview pour la revue annuelle de portefeuilles, au cours de laquelle elle analyse les performances globales d'une région par rapport à des KPI définis.

Le partenariat avec Planview a permis à Shiji de relever des défis métiers essentiels.

Shiji a gagné en visibilité en exploitant les données de l'organisation, ce qui a permis à la direction de prendre de meilleures décisions. Le groupe a également économisé des centaines d'heures en intégrant ses systèmes pour automatiser et simplifier les workflows. Par ailleurs, Shiji a amélioré sa visibilité sur la réussite du projet et peut désormais évaluer plus facilement la performance et les risques.

L'équipe de Shiji a constaté une amélioration massive de l'utilisation. « Notre utilisation totale a augmenté d'environ 35 % pour la gestion des ressources et des projets à travers le monde, ce qui a été une grande victoire pour nous d'un point de vue organisationnel », a déclaré Annie Moseanko.

Le succès de ce partenariat a ouvert la voie à une nouvelle collaboration entre Planview et Shiji.

« Après avoir obtenu ces premiers résultats clés, nous avons pris du recul pour nous demander quel serait le prochain niveau d'évolution de notre organisation de services », explique Annie Moseanko. « Notre Customer Success Manager a alors proposé le workshop sur le parcours PSA. »

Le workshop sur le parcours PSA est conçu pour aider les clients de Planview à continuer à évoluer et à générer plus de valeur métier. Il permet à l'équipe Customer Success d'en savoir plus sur les clients et d'évaluer l'état actuel de leur activité, le positionnement par rapport aux objectifs et la manière dont ils peuvent obtenir les résultats souhaités.

« Nous commençons maintenant à adapter les tableaux de bord aux prévisions futures en matière de capacité et de revenus », déclare Annie Moseanko. « C'est un domaine où nous avons beaucoup progressé : nous sommes passés d'un regard rétrospectif et sur l'activité actuelle à un regard sur l'ensemble du cycle. Ces données sont ensuite transmises à plusieurs équipes dans l'ensemble de l'entreprise afin d'optimiser nos livraisons. »

Planview a aidé Shiji à cartographier les capacités de sa solution PSA afin de l'aider à atteindre ses objectifs, tels que la prévision de la capacité et des revenus à l'aide de tableaux de bord en temps réel.

« Nous allons continuer à travailler avec Planview et notre Customer Success Manager sur la croissance des livraisons et les plans stratégiques de Shiji », conclut Annie Moseanko.