Evolve Advisory Services aide une pionnière du secteur médical à préparer sa mise à l'échelle

Après sa phase de lancement, cette petite entreprise MedTech britannique connaissait un certain succès et désirait se développer. Il fallait alors favoriser l'évolutivité de ses processus, intégrer le contrôle qualité dans son workflow et créer un environnement PPM capable de gérer la complexité des variations internationales.

À la recherche d'une plateforme puissante dotée des fonctionnalités nécessaires pour soutenir sa trajectoire de croissance, une pionnière du secteur médical a sélectionné Planview® AdaptiveWork pour répondre à ses exigences stratégiques. Au cours de l'implémentation, l'entreprise a fait appel à Evolve Advisory Services de Planview pour obtenir des recommandations sur les bonnes pratiques en fonction de ses besoins spécifiques. Ce partenariat a permis d'implémenter la technologie avec succès, de redéfinir les processus selon les exigences de l'entreprise et de les optimiser en fonction de ses résultats métiers.

Fondée en 2015, cette entreprise MedTech basée au Royaume-Uni est devenue l'une des plus grandes pionnières mondiales dans le domaine de la médecine personnalisée. Elle travaille en étroite collaboration avec des chirurgiens pour fournir des services et des dispositifs spécifiques aux patients.

Gérer les complications de la supply chain, combler les écarts des stratégies de travail distribuées, gérer la digitalisation continue des opérations... Dans leurs efforts pour stimuler la croissance et l'efficience, les COO d'aujourd'hui se confrontent à de nombreux challenges. Dans le cas de cette petite entreprise MedTech britannique en pleine croissance, les défis se sont amplifiés après la phase de lancement, lorsqu'elle a voulu accéder à de nouveaux marchés et optimiser ses opérations.

« Le plus grand dilemme est que nous sommes une petite entreprise avec des exigences mondiales », explique le COO. « Nous travaillons au Royaume-Uni, en Europe et maintenant aux États-Unis. La scalabilité est cruciale. Il est indispensable de pouvoir créer des processus et une logique flexibles, qui permettent des variations à l'échelle mondiale. »

« Pour nous, il y a un chevauchement inhabituel entre le produit et le projet », explique le COO. « En réalité, chaque produit est un projet à part entière. Il y a un nouvel ensemble d'exigences, de livrables et de parties prenantes pour chacun de nos projets. Nous ne pouvons pas nous contenter de produire des milliers de livrables, puis de nous reposer sur nos lauriers. »

L'entreprise est également confrontée aux mêmes problématiques que toute entreprise distribuée, avec des activités à différents endroits en fonction de l'étape de production. « Parfois, la fabrication se fait à un endroit, la conception à un autre et le contrôle qualité encore ailleurs. Tandis que certains projets ne durent que deux jours, d'autres peuvent durer un an », ajoute le COO.

Les normes de qualité et de sécurité élevées non négociables dans le secteur médical complexifient encore le développement à l'international. « L'essentiel est d'adopter une approche systématique. Il faut s'assurer que les exigences sont clairement définies, que les processus de conception et de fabrication sont parfaitement clairs, et qu'il est possible de les contrôler tout au long de leur cycle de vie. Il faut également un workflow clairement défini en matière de contrôle qualité », explique le COO de l'entreprise.

Avec Planview® AdaptiveWork, l'entreprise MedTech a trouvé un logiciel capable de regrouper toutes ses exigences en matière de gestion de projets et de certification de qualité ISO. Cependant, le COO explique : « Nous avions besoin d'un partenaire qui comprenne notre activité dans sa singularité et qui nous aide à définir nos processus dans cet environnement de gestion de projets. » L'entreprise a alors conclu un partenariat avec Evolve Advisory Services.

L'équipe Evolve Advisory Services dispose d'une solide expérience dans tous les secteurs et à tous les niveaux de l'entreprise. Elle a commencé à travailler avec l'entreprise pour aider ses leaders à définir les processus, la méthodologie et la gouvernance nécessaires au déploiement du produit Planview AdaptiveWork.

« Nous avons l'ambition de devenir une grande entreprise, d'où l'importance de la scalabilité », déclare le COO. « Nous avons des ingénieurs qui endossent le rôle de responsables projets alors que ce n'est pas leur rôle. »

Changer pour favoriser la croissance implique d'optimiser la technologie afin d'obtenir de meilleurs résultats métiers. Avec ses conseils sur les bonnes pratiques, Evolve a permis de définir les processus métiers et de gestion de projets en accord avec les exigences de l'entreprise, puis de les traduire dans l'environnement de Planview AdaptiveWork.

L'implémentation a permis à la direction d'obtenir très rapidement une visibilité en temps réel sur les processus, les coûts et les revenus. « Deux ou trois semaines plus tard, nous recevions des insights vraiment pertinents », se souvient le COO. « Nous n'en étions qu'au début et le système nous indiquait qu'il restait beaucoup à faire, mais c'était très utile. Nous bénéficions soudain d'une visibilité inédite. Nous avions sous les yeux tous les problèmes auxquels nous étions confrontés, et c'était une bonne chose. J'ai tout de suite trouvé ça génial ! »

Deux ans après l'implémentation, l'alignement des processus sur les objectifs métiers continue de stimuler la croissance.

« Nous devons livrer des projets rapidement. Or, une complexité excessive interfère avec les activités », affirme le COO. « L'essentiel est que les ressources qui travaillent sur les projets n'aient jamais trop à se préoccuper des exigences. Elles sont intégrées dans le workflow. J'ai la certitude de pouvoir facilement ajouter des niveaux de logique supplémentaires à nos workflows de base. Nous pouvons gérer les workflows en fonction de la localisation des clients et des produits qui sont disponibles sur un marché mais pas sur un autre. »

Le COO avait une idée claire des initiatives stratégiques de l'entreprise, mais besoin d'aide pour les traduire dans les mécanismes internes de la technologie. « Planview AdaptiveWork offrait les fonctionnalités dont nous avions besoin, et Evolve m'a en plus permis de trouver une écoute et une compréhension au niveau stratégique. Les défis, les questions de conformité, les actions pour masquer certains détails à nos utilisateurs finaux : Evolve nous a accompagnés dans tous ces domaines, et dans la traduction des exigences stratégiques en définition de processus et finalement en fonctionnalité. Son aide nous a été précieuse », conclut le COO.

L'équipe Evolve est ancrée dans le présent tout en regardant vers l'avenir. Elle est donc capable d'anticiper les besoins de l'entreprise. Le COO confirme l'approche proactive d'Evolve : « À la fin de l'implémentation, Evolve a insisté pour définir nos futures bonnes pratiques de gestion des ressources. À l'époque, je pensais que nous étions trop petits pour ça. Six mois plus tard, nous avons commencé à travailler sur l'efficience opérationnelle. »

Au moment de l'expansion, la gestion de la capacité était essentielle. Le COO a alors constaté que les processus précédemment définis, ainsi que les fonctionnalités et le reporting correspondants étaient déjà en place. Cet effort a permis à l'entreprise de multiplier par cinq le nombre d'ingénieurs dont elle disposait. « La gestion de la capacité est extrêmement puissante », poursuit le COO. « Nous ne pourrions pas nous en passer aujourd'hui. Nous l'avons intégrée à nos opérations. Nos processus hebdomadaires impliquent désormais de discuter les rapports sur la qualité des données, en particulier la gestion de la capacité. Elle est devenue cruciale pour nos activités. »

L'équipe Evolve a conscience que les entreprises peuvent modifier leurs processus à plusieurs reprises lorsqu'elles gagnent en efficience. L'essentiel est de donner aux organisations les moyens de réussir sur la durée. « C'est incontestable », conclut le COO. « Evolve a fondamentalement changé notre façon de travailler. »