Parcours zéro gaspillage de Viessmann : un fournisseur de solutions climatiques modernise sa chaîne d'outils IT pour éliminer le gaspillage et l'inefficience

Entreprise familiale allemande fondée en 1917, Viessmann a transformé avec succès son activité pour passer de fabricant d'équipements de chauffage mécanique à fournisseur de solutions climatiques centrées sur le client. La division IT de Viessmann a rencontré des obstacles coûteux liés à l'intégration de sa chaîne d'outils entre Polarion et Jira. Conséquences : des interruptions de service imprévisibles et des erreurs de synchronisation permanentes. L'intégration peu fiable prenait en charge la synchronisation d'un seul type d'activité. Ainsi, la solution n'était pas évolutive et les devs perdaient un temps précieux à synchroniser manuellement les informations d'un projet à l'autre, et à apporter des corrections.

Viessmann a choisi la solution Planview Hub pour une intégration de la chaîne d'outils fiable, transparente et évolutive entre Polarion et Jira, avec pour objectif d'éliminer les gaspillages coûteux et l'inefficience au sein des équipes de développement IT. La possibilité de réutiliser et de réécrire des scripts Hub issus d'un autre secteur d'activité chez Viessmann a renforcé la facilité d'implémentation de Hub. Lors de la mise en service de Hub, les devs ont bénéficié de deux avantages majeurs : l'absence d'interruption de l'intégration a permis de libérer des ressources considérables et de se concentrer sur les activités source de valeur pour les clients. Par ailleurs, la satisfaction interne s'est considérablement améliorée. Le service IT n'a reçu pratiquement aucun ticket concernant des pannes d'intégration ou des erreurs de synchronisation.

Entreprise familiale allemande fondée en 1917, Viessmann se spécialise à l'origine dans la fabrication d'équipements de chauffage mécanique de type chaudières. Aujourd'hui, Viessmann est devenu un fournisseur mondial de solutions climatiques et énergétiques. L'entreprise propose à ses clients une gamme de solutions parfaitement intégrées, notamment des produits et services digitaux qui s'intègrent aux systèmes de chauffage et de climatisation.

Avec sa transformation digitale, Viessmann a élargi ses offres de services pour fournir des solutions climatiques intégrées aux clients, avec notamment une suite complète d'applications intelligentes. IT Service Owner Toolchain qui a rejoint Viessmann en tant que Software Architect en 2011, Benjamin Horst a été chargé de moderniser les capacités de la chaîne d'outils IT pour soutenir le développement produit et supprimer les silos entre les équipes de développement logiciel et matériel.

La plupart des devs matériel utilisant Polarion, un outil adapté aux exigences de la production mécanique, et la plupart des ingénieurs logiciels utilisant Jira, la solution d'intégration de l'ancienne chaîne d'outils s'appuyait sur un connecteur Polarion à l'origine d'une intégration fastidieuse, sujette aux erreurs, souvent imprévisible ou indisponible, avec la prise en charge de la synchronisation d'un seul type d'activité. L'outil étant gratuit, l'assistance technique était limitée.

« La mise en place de la synchronisation Polarion a été assez compliquée. L'intégration d'un nouveau projet prenait des heures, et certains éléments ne fonctionnaient pas. Nous ne pouvions pas ajouter d'activités avec Polarion, à l'exception des anomalies. En plus, de petites modifications apportées à une activité interrompaient parfois toute la synchronisation », témoigne Benjamin Horst.

« La synchronisation était sujette à erreurs. Nous n'avions jamais la certitude qu'elle se produise réellement. Il fallait consulter les deux outils et les synchroniser manuellement. Nous avions besoin d'une nouvelle solution », poursuit-il.

Un incident spécifique a entraîné une longue période d'indisponibilité pour les devs et une correction manuelle, qui ont coûté des dizaines de milliers d'euros à Viessmann.

« C'était énormément de travail manuel. Deux ou trois personnes devaient s'assurer que les bonnes informations étaient disponibles. Nous avons perdu entre 60 000 € et 70 000 € », se souvient Benjamin Horst.

Après cette panne prolongée et les plaintes des parties prenantes, la direction IT a chargé Benjamin Horst de moderniser la synchronisation de la chaîne d'outils. Pour cela, il fallait remplacer le système d'intégration obsolète par une solution fiable, efficiente et évolutive permettant aux devs de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée alignées sur les objectifs stratégiques, plutôt que de perdre du temps à vérifier manuellement les erreurs de synchronisation et à copier-coller les données d'un projet à l'autre.

L'ancienne implémentation entre Polarion et Jira a provoqué un niveau inacceptable de pannes et de perte de productivité. L'équipe a alors exploré la possibilité de construire une solution d'intégration en interne. Mais avec sa petite équipe dédiée au développement interne et les efforts considérables requis, cette approche n'était pas viable. Viessmann a donc opté pour une solution commerciale clés en main.

« Nous avons envisagé de créer notre propre solution, mais après examen des efforts nécessaires, nous avons abandonné cette idée. Selon nos calculs, il aurait fallu un an et au moins deux personnes pour développer une solution appropriée. Cette exigence nous éloignait de nos objectifs en tant qu'entreprise », explique Benjamin Horst.

La fiabilité de l'intégration de la chaîne d'outils était la principale exigence, et Benjamin Horst s'est mis à la recherche de fournisseurs adéquats. « Nous préférons dépenser plus pour une solution fiable et largement utilisée, plutôt que pour un outil limité. Une entreprise de plus de 14 000 collaboratrices et collaborateurs ne peut pas se permettre d'adopter un tel outil », poursuit-il.

Heureusement, Viessmann avait déjà implémenté Planview Hub avec succès dans une autre branche d'activité pour intégrer Planview Portfolios à Jira. Ainsi, Benjamin Horst connaissait l'évolutivité et la facilité d'implémentation de Hub. L'outil a également répondu à son exigence de prise en charge des commits atomiques, ce qui permet aux devs de synchroniser les activités une par une. Résultat : si une seule activité échoue, l'ensemble du processus de synchronisation, lui, n'échoue pas, comme c'était le cas avec l'ancienne intégration de Polarion.

« Nous avons rapidement choisi Planview Hub car nous savions que cette solution fonctionnait bien pour l'intégration entre Planview Portfolios et Jira », déclare Benjamin Horst. Par ailleurs, Planview Hub était la seule solution à répondre aux exigences en matière de capacité d'intégration.

Après la sélection de Planview Hub, l'implémentation s'est déroulée sans problème, car les scripts de la synchronisation Jira-Portfolios ont pu être réutilisés et Planview a fourni une assistance technique solide.

« Il nous a fallu 1 à 2 mois afin de modifier les workflows et les champs personnalisés pour la nouvelle synchronisation. Nous avons pris quelques semaines pour procéder aux ajustements nécessaires, mais une fois que les équipes ont remarqué que la synchronisation se faisait automatiquement, les inquiétudes se sont dissipées », se souvient Benjamin Horst.

« La mise en place des intégrations a été beaucoup plus rapide, car nous avons pu tout réutiliser. L'interface utilisateur ne nécessite aucune expertise en développement. Il suffit d'une bonne compréhension métier pour spécifier ce qui doit être synchronisé. Je peux documenter ces exigences et déléguer la tâche à mon service d'assistance. Ça n'a rien de compliqué », continue-t-il.

Planview Hub a permis à Viessmann de moderniser considérablement ses capacités en matière de chaîne d'outils, avec à la clé l'élimination du travail manuel, l'amélioration du moral des équipes et une augmentation de la productivité. Après l'implémentation de Planview Hub, « nous n'avons eu aucune panne. Planview Hub fonctionne sans problème depuis l'installation et exige très peu de maintenance », se félicite Benjamin Horst.

Par ailleurs, le nombre de réclamation des clients internes était un indicateur clé de réussite. Or, Benjamin Horst n'a reçu aucun ticket lié à des pannes depuis la mise en service de Planview Hub. En plus, le traitement des nouvelles demandes de synchronisation exige désormais beaucoup moins d'efforts.

« Avec l'intégration précédente, si la configuration du projet Polarion changeait, nous devions modifier 20 tâches de synchronisation. Nous n'avons maintenant plus qu'une modification à effectuer. », poursuit Benjamin Horst.

Après l'implémentation réussie de Planview Hub, Benjamin Horst prévoit d'exploiter la modélisation des données et les capacités de l'outil pour intégrer d'autres projets, dont beaucoup avaient été mis en attente. En effet, « il était très fastidieux de les mettre en place et de maintenir les synchronisations », se souvient-il.

Planview Hub fait également l'objet d'une évaluation chez Viessmann en vue d'une intégration avec Enterprise Architecture. La collecte des exigences et les tests sandbox sont déjà en cours.

Après avoir modernisé les capacités de la chaîne d'outils IT pour favoriser l'évolution des activités de Viessmann, Benjamin Horst donne un conseil aux départements IT qui se lancent dans un parcours de transformation digitale : « Achetez le nécessaire pour faire votre travail. Investissez votre créativité et vos capacités de développement dans les domaines qui correspondent aux besoins de vos clients. »