Matisa gagne en visibilité et en contrôle sur les projets dans toutes les business units pour des améliorations significatives en termes de livraison de projets

Le manque d'organisation, de communication et de collaboration entre les équipes a rendu difficile pour Matisa la livraison des produits aux clients dans les délais impartis. Les outils de gestion de projet n'étant constitués que de feuilles de calcul complexes et de courriers électroniques, la visibilité sur l'état d'avancement du projet était insuffisante et peu de personnes, y compris les cadres, étaient au courant de ce qui se passait.

Matisa chose Planview AgilePlace to bring order to a chaotic workflow process, providing in-depth visibility into project status and improving collaboration between groups through virtual Kanban boards. The company has reduced its average cycle time by four weeks and increased the number of projects delivered on time.

Fondée en 1945, Matisa Materiel Industriel S.A. est une entreprise suisse qui a été pionnière dans le développement et la construction de machines destinées à la maintenance et aux services pour les trains et les voies ferrées. Grâce à l'innovation en matière de conception et d'ingénierie, l'entreprise développe et modernise en permanence un portefeuille complet de machines haut de gamme et exporte ses produits dans le monde entier.

Après avoir procédé à une analyse des causes profondes et à une cartographie de ses processus pour découvrir pourquoi tant de projets étaient retardés, Franck Lombardo, responsable de la qualité et de l'amélioration continue chez Matisa, a déterminé que ses difficultés provenaient d'un manque de transparence, d'une planification inefficace et d'une communication déficiente. Les goulets d'étranglement et la désorganisation entre la tour de contrôle de coordination et des groupes tels que la R&D et les ventes ont entraîné des retards dans la transmission des informations, ce qui a rendu difficile la fourniture d'une valeur au client dans les délais impartis. Le suivi du travail dans Excel s'est avéré inefficace, et les réunions sur l'état d'avancement des travaux se terminaient souvent sans que l'on ait une compréhension complète de l'état d'avancement des travaux. Lombardo et son équipe souhaitaient simplifier et mieux contrôler leurs processus en se concentrant sur les principes Lean afin d'améliorer la communication, la collaboration et la transparence dans l'ensemble de leur processus de production.

Matisa a acheté Planview AgilePlace pour renforcer la responsabilité des équipes et améliorer la visibilité du travail afin de livrer les produits plus rapidement. Les tableaux Kanban virtuels créent de la transparence au sein des équipes et donnent aux dirigeants une vue d'ensemble de leur portefeuille de projets, ainsi que du travail effectué au sein des différentes unités d'entreprise. "Nous devions simplifier les choses et rassembler les gens en un seul endroit pour traiter les problèmes en temps réel", explique M. Lombardo. "AgilePlace est le seul outil que nous ayons trouvé qui nous donne une vue bidimensionnelle, ce qui facilite l'organisation et la modification du travail, la visualisation des étapes et des indicateurs clés de performance, ainsi que l'identification et l'escalade des problèmes avant qu'ils n'entraînent des retards.

Planview AgilePlace permet aux équipes de s'organiser autour de leur chemin critique afin de rester sur la bonne voie et de s'assurer que le travail est livré dans un délai raisonnable. Ils ont instauré une règle selon laquelle toute carte créée dans Planview AgilePlace doit passer du début à la fin sur le tableau en six semaines ou moins, ce qui encourage les équipes à se concentrer sur les produits déjà en cours de traitement et à ne pas commencer de nouveaux travaux avant d'avoir livré ces produits au client.

Tous les projets, avec les tâches et les documents associés, sont visibles sur les tableaux, et le travail suit un processus normalisé, établissant la responsabilité, le contrôle et l'appropriation.

Les équipes se réunissent chaque semaine pour examiner leurs tableaux et discuter des mesures à prendre pour faire passer le travail d'une étape à l'autre du processus de production. "Maintenant que nous pouvons voir l'état d'avancement des projets et du personnel, nos réunions sont plus productives car les parties prenantes peuvent communiquer efficacement entre elles et avec les différentes unités opérationnelles", explique M. Lombardo. "Les projets avancent à un bon rythme et nous avons enfin la possibilité de planifier avec plus de confiance.

Planview AgilePlace stores each card and attachment in a document bin, providing a historical record of activity for people with and without AgilePlace access. With virtually every department using AgilePlace, such as R&D, Purchasing, Production, Assembly, and Sales, as well as their customers and suppliers, the platform is providing Matisa with past and present information to help improve future workflows.

AgilePlace has enabled Matisa to improve collaboration and communication across the organization, particularly during COVID-19, something Lombardo said would have been impossible without the tool. The Board of Directors has greater visibility into work status, giving them the information they need to make smarter decisions about where to improve the process to remove bottlenecks and increase delivery speed. Within three weeks, AgilePlace was up and running. Team members were trained in as little as five minutes, speeding tool adoption and driving instant improvement in communication that resulted in a four-week reduction in average cycle time. “We created a KPI to measure our ability to deliver on time,” says Lombardo. “Before AgilePlace, we were at 33% and within three months of implementing AgilePlace, we were already at 70%.”

Si les avantages d'AgilePlace sont mesurables et significatifs, le changement le plus important s'est produit au niveau de la culture, car les gens travaillent de manière synchronisée et non plus en silos. Ce changement de culture jette les bases d'une amélioration continue de la manière dont l'entreprise respecte ses engagements et gère l'innovation. "Nous avons connu un parcours extraordinaire entre le moment où nous avons commencé et celui où nous sommes aujourd'hui", déclare M. Lombardo. "Pour la première fois, les gens ont une bonne compréhension des objectifs et des priorités des clients et de la manière dont leur rôle particulier contribue à apporter de la valeur à l'entreprise. Les gens ont plus de contrôle sur leurs propres tâches et cela a un impact significatif sur leur motivation".

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