Gérer la transformation

Gérer la transformation : la nouvelle réalité hybride

Dans l'environnement commercial actuel (dynamique de marché instable, exigences des clients, technologies diverses, perturbations, etc.), la nouvelle incertitude est le travail hybride. Pour gérer la transformation au cœur d'une telle instabilité, il est crucial de ne pas perdre de vue les initiatives clés à chaque étape du parcours de la stratégie à la réalisation. À défaut, évaluer la progression des programmes stratégiques ou déterminer si les résultats sont atteints s'avère difficile.

Parallèlement, les équipes explorent de nouvelles méthodes de travail qui leur permettent de livrer plus rapidement. Il est impératif d'encourager les différentes façons dont ces équipes travaillent via le juste niveau de conseils et de garde-fous. Les organisations disposent maintenant de méthodes d'exécution mixtes qui remettent en question les approches traditionnelles de planification et de gouvernance descendantes.

La réalité hybride d'aujourd'hui : transformer pour accélérer l'organisation

Une récente étude de McKinsey & Company a montré que les entreprises plus rapides obtiennent de meilleurs résultats dans les domaines stratégiques, tels que la rentabilité, la résilience opérationnelle, l'innovation et la croissance.

La gestion de la transformation pour gagner en rapidité organisationnelle exige des entreprises qu'elles repensent les anciens processus, pratiques et systèmes d'entreprise qui gênent la flexibilité, éloignent de la stratégie, entravent l'exécution et empêchent une prise de décision rapide et efficace.

Selon les participants à l'étude comparative de 2021 sur l'état de l'exécution des stratégies, les quatre principaux facteurs qui empêchent de s'adapter aux changements et aux bouleversements sont les suivants :

• Baisse de la croissance
• Opportunités perdues au profit de concurrents
• Diminution de la fidélisation des clients
• Perte importante de profits

Pour réagir plus rapidement aux fluctuations de l'entreprise, seules des technologies et des processus actualisés permettront d'éliminer les silos et les fractures sur l'ensemble de l'organisation.

Gérer la transformation implique d'intégrer l'agilité dans le financement et la planification des portefeuilles pour pouvoir redéfinir rapidement les priorités et changer d'orientation, tout en veillant à ce que les équipes comme les fonds soient concentrés sur les domaines les plus efficaces.

Approches modernes de la gestion de la transformation

Gérer la transformation pour accélérer la prise de décision et fournir de la valeur client nécessite de nouvelles approches plus flexibles afin de relier la stratégie à l'exécution. Vous devez assurer la visibilité alors que les équipes adoptent de nouvelles méthodes de travail, piloter le changement et augmenter l'agilité tout en respectant la conformité et en contrôlant les risques.

Pour réussir dans le climat économique dynamique d'aujourd'hui, il est nécessaire d'adopter des approches adaptatives qui permettent d'ajuster les financements et les capacités, ainsi que de rapprocher les silos interfonctionnels.

Le temps est venu pour les chefs d'entreprises, les responsables fonctionnels et technologiques, les finances, l'EPMO et les PMO de faire évoluer leurs pratiques et outils de gestion de portefeuilles et de gestion du travail afin de prospérer dans l'environnement hybride, ainsi que fournir les insights nécessaires aux dirigeants et aux parties prenantes dans toute l'entreprise.

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Quel est le meilleur logiciel pour gérer la transformation ?

Bénéficier d'une visibilité centralisée sur toutes les activités est un véritable challenge. Les entreprises disposent généralement d'une multitude d'outils disparates pour les équipes, les portefeuilles et les activités, ainsi que pour les modes d'exécution des différentes parties de l'organisation. Les finances, les EPMO et les PMO rassemblent les données provenant de ces différentes sources, souvent sous forme de feuilles de calcul et de présentations, afin de donner aux dirigeants un aperçu de l'avancement et des problèmes liés aux initiatives stratégiques.

L'utilisation d'outils hétérogènes ne facilite pas la prise de décision, et peut même la fausser en cas d'inexactitudes. La direction et les managers sont dans l'incapacité de constituer une source unique de vérité, s'appuyant plutôt sur leurs propres versions fragmentées, souvent discordantes. Pour les organisations, le temps de réponse ou la qualité en pâtissent, car les informations reliant les stratégies, les résultats, les activités, les données financières et les ressources ne sont pas facilement disponibles.

Le choix d'une technologie adéquate est essentiel pour réussir la gestion de la transformation afin de gagner en rapidité et en agilité organisationnelles grâce à une coordination interfonctionnelle, la révision des priorités et le réalignement du travail. Il est nécessaire de disposer d'une plate-forme qui offre  :

1. Une « interface unique » pour disposer d'une vue d'ensemble et comprendre la relation entre les activités et les priorités stratégiques
2. Des outils adaptés aux différentes méthodes de travail de vos équipes
3. Une planification flexible des portefeuilles sur une gamme d'approches traditionnelles, Agile et Lean en matière de financement, de priorisation et de gouvernance
4. La prise en charge de différentes approches au sein de l'entreprise

Ce dont vous avez besoin, c'est d'une plateforme qui relie la stratégie et la réalisation en toute fluidité, avec la flexibilité nécessaire pour prendre en charge des pratiques traditionnelles et modernes, en passant par le Lean et Agile.

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Lors de la gestion de la transformation, atteignez la flexibilité et la rapidité nécessaires à votre entreprise grâce à la plateforme de Planview qui fournit :

• Une visibilité totale pour les dirigeants
• des modèles de financement des investissements de portefeuilles adaptatifs
• les outils de pointe les mieux adaptés au mode de travail des équipes
• tous ces éléments étant connectés et hautement configurables pour les différentes étapes dans toute l'organisation et lors de chaque parcours respectif

En partenariat avec Planview, modernisez vos approches de gestion du travail et des portefeuilles pour adopter aisément les changements induits par votre gestion des transformations.

Les avantages sont tangibles et présentent des résultats concrets :

• Accroître la rapidité de livraison et réaliser la valeur plus rapidement
• Réaligner plus rapidement en fonction de l'évolution des priorités
• Réduire les dépenses inutiles
• Améliorer la productivité et l'efficacité

«  Planview est bien plus qu'un simple fournisseur, c'est un partenaire qui nous donne les fonctionnalités dont nous avons besoin pour mener à bien ce parcours vers l'agilité d'entreprise. »

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Client Planview

Santander UK
Libérer l'agilité d'entreprise : stimuler la livraison stratégique pour l'entreprise Webinaire de juillet 2020

Qu'est-ce que la transformation ?

Les dirigeants, les cadres et les consultants emploient souvent le mot « transformation » pour décrire tout type d'initiative de changement. Cet usage courant a émoussé le sens du terme et contribue souvent à l'échec. En effet, la gestion de la transformation est tout autre : il s'agit en fait de la refonte générale d'une organisation ou d'une proposition de valeur.

Une transformation regarde vers l'avenir et non pas vers le passé. Les dirigeants analysent l'état actuel de l'entreprise pour en déterminer l'orientation future. Si la « transformation » envisagée présente l'une de ces caractéristiques, alors il ne s'agit PAS d'une transformation :

• Amélioration d'un processus unique
• Expérimentation d'une nouvelle méthode de vente
• Déploiement d'une nouvelle application logicielle
• Impact sur un ou plusieurs départements, mais pas sur l'ensemble de l'organisation
• Dates de début et de fin immuables
• Budget fixe
• Paramètres et étapes connus pour assurer la réussite

Ce n'est pas simple – la transformation implique de tout revoir. Mais la bonne nouvelle, c'est que le jeu en vaut la chandelle. Comme l'a déclaré un PDG à McKinsey : « Je n'aurais jamais lancé cette transformation Agile pour seulement éliminer des points névralgiques ; nous la menons car nous devons transformer fondamentalement l'entreprise pour être compétitifs à l'avenir. »

Tel est l'objectif de la gestion de la transformation, qu'elle porte sur le modèle opérationnel, ou soit de nature numérique, organisationnelle, Agile ou d'un autre type. Les dirigeants définissent une vision et une stratégie que l'entreprise adopte et s'emploie à concrétiser. La démarche comporte des risques, mais si elle est bien menée, la transformation peut être récompensée par une croissance financière, une plus grande part de marché, de l'agilité et une innovation soutenue, par exemple.

Les risques sont importants, car cette décision de remodelage entraîne ses acteurs dans l'inconnu. La gestion de la transformation implique tous les départements et tout le personnel de l'entreprise, et aucun mode d'emploi n'est à leur disposition. Il ne s'agit pas d'un projet traditionnel, à gestion descendante, avec des délais, des budgets et des étapes fixes.

Par conséquent, il est autant nécessaire de transformer les mentalités et les cultures que les processus et les technologies pour réussir. Les employés doivent adhérer au changement ascendant, et être prêts et disposés à perturber leur statu quo. Le rôle de la direction est de les inspirer et de leur donner les moyens d'agir plutôt que de tout gérer de façon descendante.

De plus, la gestion de la transformation doit être transversale. Cette considération est particulièrement applicable aux organisations dont la survie dépend du travail des employés et des équipes sur des innovations et des projets complexes impliquant différents départements. Les dirigeants ont besoin de leur ingéniosité et de leur collaboration pour démarrer et soutenir la transformation.

Par exemple, les événements récents ont accéléré le besoin de transformation numérique dans de nombreuses entreprises. Certaines organisations ont évolué rapidement en organisant des équipes interfonctionnelles qui puissent collaborer dans un environnement étendu. D'autres ont découvert les difficultés que présente la transformation de l'expérience numérique des clients et des employés au moyen de procédures opérationnelles standard, de frontières organisationnelles et de bureaucratie.

Dans le magazine Chief Executive, Nigel Thurlow a abordé la nécessité de supprimer les hiérarchies traditionnelles et les silos lors d'une transformation :

En matière de gestion de la transformation, chacun, y compris l'équipe de direction, doit être à l'aise avec l'incertitude, l'expérimentation et l'échec rapide. Les employés doivent avoir la liberté de prendre des décisions avec des informations limitées. Les dirigeants doivent tenir leur engagement envers la transformation, au risque de voir revenir l'organisation à des comportements et des processus familiers.

Pendant des années, le taux d'échec des initiatives de transformation est resté aux alentours de 70 pour cent, selon la société McKinsey & Company. En comprenant ce qu'est la transformation et ce qu'elle implique, les équipes de direction et leurs employés peuvent créer une entreprise plus prospère et plus durable.

Quelle est la différence entre transformation et changement ?

De nombreux dirigeants, sous la pression du conseil d'administration ou des directeurs et des actionnaires, considèrent la gestion de la transformation comme une initiative de changement : un projet à entreprendre avant de passer à autre chose. Au contraire, il s'agit d'un effort continu qui modifie la façon dont toute une organisation fonctionne, en insistant sur sa capacité à acquérir la rapidité nécessaire.

La gestion de la transformation implique l'évolution des mentalités, des comportements et de l'ensemble des méthodes de travail. Il s'agit d'un processus d'apprentissage par la pratique, axé sur l'adaptation continue. Cela signifie être capable de fonctionner dans l'environnement actuel d'incertitude, de risque et d'expérimentation.

Le changement, en revanche, vise un objectif précis, avec un début et une fin. Il peut s'agir d'améliorer un processus existant, comme l'intégration d'un nouvel employé, ou de mettre en place un nouveau système de gestion de la relation client (CRM).

Quoi qu'il en soit, un programme de changement est généralement un projet linéaire et soigneusement planifié. Les employés peuvent être tenus d'apprendre de nouvelles compétences ou de nouveaux processus de travail, mais ils n'ont généralement pas besoin de s'adapter à une nouvelle culture ou à un nouveau modèle opérationnel.