Transformation managen

Management der Transformation: die neue hybride Realität

„Hybrid“ ist die neue Ungewissheit – und ein fester Bestandteil des heutigen Geschäftslebens mit seinen volatilen Marktdynamiken, sich ändernden Kundenanforderungen, neuen Technologien, unerwarteten Entwicklungen und vielem mehr. Das Management der Transformation in diesen unsicheren Zeiten erfordert es, in allen Phasen des Prozesses von der Strategie zur Umsetzung wichtige Initiativen im Blick zu behalten. Andernfalls ist nur schwer zu erkennen, wie die strategischen Programme vorankommen oder ob Ergebnisse erzielt werden.

Darüber hinaus testen Teams neue Arbeitsweisen, die ihnen eine schnellere Bereitstellung ermöglichen. Hierbei ist es unerlässlich, die individuelle Arbeitsweise der Teams mit dazu passenden Orientierungshilfen und Leitlinien zu unterstützen. Für die Durchführung nutzen Unternehmen heute eine Kombination verschiedener Methoden, die die traditionellen Top-down-Ansätze für Planung und Governance in Frage stellen.

Die hybride Realität von heute: Erhöhung der Unternehmensgeschwindigkeit durch Transformation

Eine kürzlich durchgeführte Umfrage von McKinsey & Company zeigte, dass schnellere Unternehmen bessere unternehmenskritische Ergebnisse erzielen, z. B. in Bezug auf Profitabilität, betriebliche Stabilität, Innovation und Wachstum.

Das Managen der Transformation, um die Geschwindigkeit des Unternehmens zu steigern, erfordert, dass Unternehmen veraltete Geschäftsprozesse, Praktiken und Systeme überarbeiten, die die Flexibilität hemmen, die Strategie verwässern, die Durchführung behindern und schnelle, effektive Entscheidungen verhindern.

Die Befragten der Benchmarkstudie „State of Strategy Execution 2021“ identifizierten vier Hauptrisiken, die sich ergeben, sofern keine schnelle Anpassung an Wandel und Disruptionen erfolgt:

• Wachstumsrückgang
• Verlust von Geschäftschancen an die Konkurrenz
• Schlechtere Kundenbindung
• Enorme Gewinneinbußen

Eine schnellere Reaktion auf Schwankungen des Geschäfts erfordert die Beseitigung von Silos und Kommunikationslücken im gesamten Unternehmen. Dafür müssen Prozesse und Technologie überarbeitet und auf den neuesten Stand gebracht werden.

Das Management der Transformation erfordert Agilität bei der Portfolioplanung und -finanzierung, damit Sie schnell neue Prioritäten setzen, den Schwerpunkt verlagern und dafür sorgen können, dass sowohl Ihre Teams als auch die finanziellen Mittel in den Bereichen mit der größten Wirkung eingesetzt werden.

Moderne Ansätze für das Managen einer Transformation

Das Management einer Transformation, die schnellere Entscheidungen und die Schaffung von Kundennutzen ermöglicht, erfordert neue, flexiblere Ansätze zur Verbindung von Strategie und Umsetzung. Sie müssen den Überblick behalten, während die Teams neue Arbeitsweisen einführen, Veränderungen bewältigen und die Agilität erhöhen, ohne dabei Compliance und Risikokontrolle außer Acht zu lassen.

Unternehmen, die im dynamischen Geschäftsklima von heute erfolgreich sein wollen, benötigen anpassungsfähige Ansätze, die eine flexible Zuweisung von Finanzmitteln und Kapazitäten sowie die Überbrückung funktionsübergreifender Silos ermöglichen.

Jetzt ist es an der Zeit, dass die Geschäftsführer und Bereichsleiter sowie die Führungskräfte des Technologiebereichs gemeinsam mit ihrer Finanzabteilung, dem EPMO und den PMOs ihre Praktiken und Tools für das Portfolio- und Workmanagement weiterentwickeln, damit sie in der hybriden Umgebung ihr ganzes Potenzial entfalten können und in der Lage sind, dem Management und den Stakeholdern im gesamten Unternehmen die erforderlichen Einblicke zu gewähren.

Weitere Informationen: Neue Vernetzung von Strategie und Umsetzung mit Planview

Welche Software eignet sich am besten für das Management der Transformation?

Sich einen zentralen Überblick über alle Aktivitäten zu verschaffen, ist eine echte Herausforderung. Unternehmen verfügen in der Regel über eine Vielzahl unterschiedlicher Tools für die Teams, Portfolios und Aktivitäten sowie für die verschiedenen Arbeitsmethoden in den einzelnen Unternehmensbereichen. Die Finanzabteilung, die Führungskräfte des Technologiebereichs, die EPMOs und die PMOs führen Daten aus diesen verschiedenen Quellen – häufig in Form von Spreadsheets und Präsentationen – zusammen, um Führungskräften Einblicke in die Fortschritte und Probleme hinsichtlich ihrer strategischen Initiativen zu gewähren.

Eine uneinheitliche Kombination von Tools erschwert die Entscheidungsfindung und/oder führt zu Ungenauigkeiten. Führungskräfte und Manager können keine verlässliche Informationsquelle aufbauen und verlassen sich stattdessen auf ihre eigenen fragmentierten und oft widersprüchlichen Versionen. Unternehmen büßen an Reaktionszeit oder -qualität ein, da Informationen, die Verknüpfungen zwischen Strategien, Ergebnissen, Arbeit, Finanzen und Ressourcen aufzeigen, nur schwer verfügbar sind.

Für das erfolgreiche Management der Transformation, die durch funktionsübergreifende Koordination, die Festlegung neuer Prioritäten und die Neuausrichtung der Arbeit die Geschwindigkeit und Agilität des Unternehmens verbessert, ist die richtige Technologie von entscheidender Bedeutung. Dies erfordert eine Plattform, die Folgendes ermöglicht:

1. Eine zentrale Ansicht, um das Gesamtbild und die Arbeit in Bezug auf die strategischen Prioritäten zu sehen
2. Tools, die auf die verschiedenen Arbeitsweisen Ihrer Teams zugeschnitten sind
3. Flexible Portfolioplanung, die verschiedene Ansätze für Finanzierung, Priorisierung und Governance ermöglicht – von einem traditionellen Ansatz bis hin zu Agile und Lean
4. Unterstützung für verschiedene Ansätze im Unternehmen

Sie benötigen eine Plattform, die eine nahtlose Verbindung von Strategie und Umsetzung ermöglicht, und flexibel genug ist, um Ansätze von traditionell über modern bis hin zu Lean und Agile zu unterstützen.

Neue Vernetzung von Strategie und Umsetzung für eine erfolgreiche Transformation mit Planview

Nutzen Sie die Plattform von Planview, um beim Management Ihrer Transformation eine Flexibilität und Geschwindigkeit zu erreichen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht wird. Diese bietet Ihnen:

• zentrale Übersicht
• Anpassbare Finanzierungsmodelle für Portfolioinvestitionen
• Führende Tools, die sich am besten für die Arbeitsweise von Teams eignen
• Diese Elemente sind alle miteinander verbunden und in hohem Maße konfigurierbar, um den verschiedenen Phasen im Unternehmen und individuellen Arbeitsweisen gerecht zu werden

Entscheiden Sie sich für eine Partnerschaft mit Planview, um Ihre Portfolio- und Workmanagementansätze zu modernisieren und sich beim Managen von Transformationen erfolgreich an den Wandel anzupassen.

Die Vorteile sind greifbar und zeigen konkrete Ergebnisse:

• Schnellere Bereitstellung und Realisierung von Nutzen
• Schnellere Anpassung an neue Prioritäten
• Weniger unnötige Ausgaben
• Bessere Effektivität und Effizienz

„Planview ist weit mehr als nur ein Anbieter. Planview ist ein Partner, der die Funktionalität bereitstellt, die wir benötigen, um die gewünschte Unternehmensagilität zu erreichen.“

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Kunde von Planview

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Was ist Transformation?

Führungskräfte, Manager und Unternehmensberater bezeichnen jede beliebige Art von Veränderungsinitiative häufig als „Transformation“. Diese Verallgemeinerung des Begriffs hat seine Bedeutung verwässert und trägt häufig zum Misserfolg der Initiative bei. Schließlich geht es beim Management einer Transformation um etwas völlig anderes – eine völlige Neugestaltung eines Unternehmens oder eines Wertversprechens.

Im Mittelpunkt einer Transformation steht die Zukunft und nicht die Vergangenheit. Dabei analysieren Führungskräfte die aktuelle Geschäftslage, um die zukünftige Richtung zu bestimmen. In folgenden Fällen handelt es sich jedoch um KEINE Transformation:

• Verbesserung eines einzigen Prozesses
• Erprobung einer neuen Verkaufsmethode
• Bereitstellung einer neuen Softwareanwendung
• Auswirkungen auf eine oder mehrere Abteilungen, aber nicht auf das gesamte Unternehmen
• Fester Anfangs- und Endtermin
• Budget ist festgelegt
• Parameter und Schritte für erfolgreiche Umsetzung sind bekannt

Eine Transformation ist nicht einfach – sie erfordert eine völlige Neuvernetzung. Die gute Nachricht ist jedoch, dass sich das Ergebnis lohnt. Wie ein CEO einmal zu McKinsey sagte: „Ich hätte niemals mit dieser Agile-Transformation begonnen, um nur ein paar Probleme zu beseitigen. Wir tun dies, weil wir das Unternehmen grundlegend transformieren müssen, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein.“

Dies ist das Ziel jeder Transformation, ob es nun um die Digitalisierung, ein Betriebsmodell, die Organisation, Agile oder um einen anderen Bereich geht. Die Führungsebene legt eine Vision und Strategie fest, auf die das ganze Unternehmen mit vereinten Kräften hinarbeiten kann. Die Transformation birgt zwar Risiken, aber bei einer guten Durchführung kann sie Vorteile wie finanzielles Wachstum, größere Marktanteile, Agilität und nachhaltige Innovation bringen.

Die Risiken sind groß, denn Sie beschreiten neue Wege, die ins Unbekannte führen. Das Management der Transformation erfordert den Einsatz aller Abteilungen und Mitarbeiter des Unternehmens – und es gibt keine Gebrauchsanweisung. Dies ist kein traditionelles Top-down-Projekt mit festgelegten Zeitvorgaben, Budgets und Meilensteinen.

Daher ist für den Erfolg einer Transformation nicht nur eine Veränderung der Prozesse und Technologien, sondern auch der Denkweisen und Kulturen erforderlich. Mitarbeiter müssen hinter dem Wechsel zu einem Bottom-up-Ansatz stehen und dazu bereit sein, ihren Status quo zu verändern. Das Führungsteam hat die Aufgabe, sie zu inspirieren und zu unterstützen, anstatt alles von oben nach unten zu managen.

Darüber hinaus muss das Management der Transformation funktionsübergreifend sein. Dies gilt insbesondere in Unternehmen, deren Überleben davon abhängt, dass Mitarbeiter und Teams abteilungsübergreifend an komplexen Projekten und Innovationen arbeiten. Die Führungskräfte sind auf ihren Einfallsreichtum und ihre Zusammenarbeit angewiesen, um die Transformation in Gang zu setzen und am Laufen zu halten.

Beispielsweise haben die jüngsten Ereignisse in vielen Unternehmen eine Beschleunigung der digitalen Transformation erforderlich gemacht. Einige Unternehmen erzielten schnelle Fortschritte, indem sie funktionsübergreifende Teams organisierten, die in einer verbesserten Umgebung zusammenarbeiten konnten. Andere wiederum stießen auf Schwierigkeiten, als sie versuchten, die digitalen Erfahrungen von Kunden und Mitarbeitern mit Standardbetriebsverfahren, organisatorischen Grenzen und bürokratischen Mitteln zu transformieren.

Nigel Thurlow geht im Magazin Chief Executive darauf ein, wie wichtig die Beseitigung traditioneller Hierarchien und Silos während einer Transformation ist:

Beim Management der Transformation müssen sich alle, auch das Führungsteam, mit Unsicherheit, Experimenten und schnellem Scheitern abfinden. Die Mitarbeiter sollten die Freiheit, aber auch die Entschlossenheit besitzen, auf der Grundlage begrenzter Informationen Entscheidungen zu treffen. Führungskräfte müssen sich konsequent für die Transformation einsetzen, wenn sie nicht riskieren möchten, dass das Unternehmen zu vertrauten Verhaltensweisen und Prozessen zurückkehrt.

Nach Angaben von McKinsey & Company scheitern seit Jahren rund 70 Prozent aller Transformationsinitiativen. Wenn Führungsteams und ihre Mitarbeiter jedoch verstehen, was eine Transformation ist und was sie mit sich bringt, sind sie in der Lage, ein erfolgreicheres und nachhaltigeres Unternehmen zu schaffen.

Was ist der Unterschied zwischen Transformation und Veränderung?

Viele Führungskräfte, die unter dem Druck stehen, die Bedürfnisse des Vorstands oder der Direktoren und Anteilseigner zu erfüllen, betrachten das Management der Transformation als eine Veränderungsinitiative, die einmal durchgeführt wird und dann abgeschlossen ist. Doch genau das Gegenteil ist der Fall: Es handelt sich um eine kontinuierliche Anstrengung, die die Funktionsweise des gesamten Unternehmens ändert, wobei der Schwerpunkt auf der Erhöhung der Unternehmensgeschwindigkeit liegt.

Das Management der Transformation erfordert eine Änderung von Denkweisen, Verhaltensweisen und gesamten Arbeitsweisen. Es handelt sich um einen Prozess des „Learning by Doing“, der auf kontinuierliche Anpassung ausgerichtet ist. Nur so können die Anforderungen des heutigen Umfelds erfüllt werden, das von Unsicherheit, Risiken und der Notwendigkeit des Experimentierens geprägt ist.

Eine Veränderung hingegen hat ein Ziel, mit einem Anfang und einem Ende. Dabei kann es sich um die Verbesserung eines bestehenden Prozesses handeln, wie z. B. das Onboarding neuer Mitarbeiter oder die Implementierung eines neuen Customer-Relationship-Management-Systems (CRM).

In den meisten Fällen ist ein Veränderungsprogramm ein lineares, sorgfältig geplantes Projekt. Unter Umständen müssen Mitarbeiter neue Arbeitskompetenzen oder -prozesse erlernen, die Anpassung an eine neue Kultur oder ein neues Betriebsmodell ist jedoch normalerweise nicht erforderlich.