Max Life Insurance gagne en visibilité pour accélérer sa transformation digitale

Max Life Insurance Company Limited (Max Life) est l'une des principales sociétés d'assurance-vie en Inde, avec plus de 19 000 collaborateurs dans le pays. L'équipe chargée de la transformation digitale a mis en place une pratique de gestion de portefeuilles rigoureuse dans l'ensemble de la compagnie, avec un reporting solide et un processus de gouvernance standardisé. Max Life a constaté que la gestion manuelle des projets et des portefeuilles via des feuilles de calcul Excel était sujette à erreurs et imprécise. La compagnie a alors cherché une solution pour structurer ses processus de gestion, éviter le gaspillage des ressources et optimiser l'efficience du reporting afin que les parties prenantes puissent prendre des décisions éclairées au bon moment.

Max Life a exploité les capacités de la plateforme Planview® pour gagner en visibilité sur les projets et les portefeuilles, évaluer la priorisation et accélérer la transformation digitale. Aujourd'hui, Planview est une base de documents rationalisée pour toutes les activités liées aux projets de technologie digitale de Max Life. Avec des passages d'étape et des processus d'approbation standardisés, la gouvernance du travail s'effectue facilement. Par ailleurs, Max Life a étendu le périmètre de déploiement de Planview au cours des deux années qui ont suivi l'achat initial.

Max Life Insurance est l'une des principales sociétés d'assurance-vie en Inde. La compagnie propose des solutions complètes d'assurance-vie et épargne à long terme, par le biais d'une distribution multicanale regroupant des agences et des partenaires de distribution tiers. Au cours des deux dernières décennies, Max Life a développé ses activités avec une approche orientée client en matière de prestations de services et avec un capital humain qualifié. Selon le rapport 2021-2022 de l'IRDAI, le ratio de règlement des sinistres de Max Life était de 99,34 % pour l'année fiscale 2022. Première compagnie d'assurance privée non bancaire en Inde, Max Life a reçu de nombreuses récompenses pour son engagement en matière de fidélisation, d'innovation produits et de culture d'entreprise.

Dans le passé, les feuilles de calcul hors ligne permettaient aux entreprises de gérer les projets basiques. Dans le cas de Max Life, l'utilisation de feuilles de calcul Excel via un portail SharePoint interne pour gérer manuellement les projets était chronophage et manquait de fiabilité.

L'équipe ne souhaitait pas une solution complexe, mais elle avait conscience de la nécessité d'abandonner la saisie manuelle des données. Cette dernière manquait de structure et n'offrait aucun insight en matière de reporting ou de planification. Le manque de structure et l'inefficacité des processus entraînaient un gaspillage en matière de coûts, une priorisation et une visibilité insuffisantes, ainsi qu'une utilisation inefficace des ressources.

Le reporting représentait également une difficulté majeure, en l'absence de vue d'ensemble sur les statuts RAG. En réalité, Max Life comptait sur les responsables de projets pour mettre à jour manuellement le statut dans Excel, une solution inefficace, incommode et non viable. De plus, il n'y avait aucun moyen de suivre l'historique des projets étape par étape. La compagnie n'avait donc aucune visibilité sur les processus de son portefeuille. Cette situation a entraîné des répercussions à tous les niveaux de l'organisation.

Les informations se noyaient dans les e-mails et les feuilles de calcul. Ainsi, les responsables de projets ne pouvaient pas fournir des rapports en temps réel à l'équipe de direction. Cette situation retardait la prise de décision ou empêchait les parties prenantes d'obtenir les informations nécessaires pour agir au mieux. Il fallait trouver une solution pour prendre en charge ce travail, qui mobilisait une quantité importante de ressources.

Max Life a décidé d'acquérir une solution avec des rapports simultanés, un contrôle des ressources, une approche agile, une gouvernance et des tableaux de bord en temps réel. Parallèlement, la compagnie s'est assurée de pouvoir gérer l'impact de l'abandon des feuilles de calcul manuelles.

Après réflexion, Max Life a choisi Planview pour rationaliser ses processus, structurer son reporting et gagner en visibilité sur son portefeuille.

La compagnie utilise Planview comme base de documents pour toutes les activités liées aux projets, ce qui lui permet de gagner en efficience. Avec Planview, Max Life est parvenue à structurer la classification, l'approbation et la livraison de projets, avec une logique standardisée autour de leur évaluation.

Auparavant, les membres de l'équipe devaient rassembler manuellement des informations à partir de plusieurs sources hors ligne pour déterminer le statut et le stade d'investissement des projets. Avec une meilleure visibilité, une rationalisation de la tenue des dossiers et une diminution du risque de fuite des ressources, le travail qui prenait deux jours à un membre de l'équipe prend désormais moins de deux heures. Aujourd'hui, Max Life gère 100 % de ses projets de technologie digitale avec Planview. De l'accueil au service client, tout est traité en un seul endroit à l'aide d'un framework de priorisation unique.

Un meilleur contrôle des dépenses d'investissement permet à l'équipe de mieux définir les priorités en matière d'allocation des fonds. Max Life peut désormais classer les projets en fonction de quatre niveaux de coût par rapport à l'effort, tous évalués et communiqués dans Planview. Sauvegarder tous les documents d'analyse coûts-bénéfices au même endroit permet également de faciliter l'audit des futurs projets.

Pour Max Life, l'un des principaux avantages de Planview a été l'automatisation des approbations de projets. Avec des étapes claires et des approbations strictes en place pour les PMO, l'équipe peut respecter les procédures de conformité, réduire les risques et optimiser ses ressources.

Les équipes transverses ont désormais une visibilité sur tous les projets dont elles sont responsables. Max Life a su exploiter une solution évolutive qui répond à tous les besoins, de la gestion de ressources à la gestion de projets et bien plus encore.

Le partenariat de Planview et Max Life est un véritable succès. En moins de deux ans, Max Life a multiplié par 4 le périmètre de déploiement de Planview. Parallèlement, la compagnie s'est développée. Avec Planview, elle a gagné en efficience, ce qui lui a permis de gérer plus d'activités et de ressources.

Tous les projets de technologie digitale sont désormais gérés dans Planview. Par ailleurs, Max Life continue d'étendre son utilisation des solutions Planview et se lance dans la gestion des ressources.

Les avantages et les gains d'efficience rapides ont encouragé Max Life à faire passer son nombre de licences de 20 à plus de 300 utilisateurs.

Pour la prochaine étape de son partenariat avec Planview, Max Life vise la gestion de l'intégralité des feuilles de temps et la gestion des ressources.

Avec plusieurs centaines de partenaires externes, Max Life souhaite abandonner l'examen manuel des feuilles de temps et des factures, qui prend actuellement plus de 40 heures par mois à un membre de l'équipe.

L'automatisation de ce processus permettra à Max Life de redéployer ses effectifs, de rationaliser ses processus de gestion des ressources et de gagner en efficience au niveau des workflows.