Principes Kanban pour les équipes virtuelles

1. Partagez la responsabilité du workflow de votre équipe.

Contrairement aux méthodologies de travail prescriptives, la méthodologie Kanban vous offre la liberté de cartographier votre propre workflow. Pour ce faire, l'équipe doit discuter de son processus, en s'accordant sur la façon dont le travail doit être accompli, puis en cartographiant ce workflow sur un tableau Kanban.

Cette grande liberté s'accompagne d'une grande responsabilité : dans le système Kanban, tous les membres de l'équipe partagent la responsabilité de concevoir le tableau, de l'utiliser et de le mettre à jour de manière cohérente. Cette approche diffère considérablement des méthodes traditionnelles de gestion des workflows, qui confèrent généralement aux dirigeants la responsabilité de prioriser et de répartir les tâches.

Le principe Kanban de responsabilité partagée concernant le tableau d'équipe oblige les équipes à communiquer de manière plus intentionnelle sur la façon dont le travail est réalisé. Il déclenche des conversations de grande valeur qui mettent en lumière non seulement les subtilités cachées de votre travail, mais aussi la façon dont chaque membre de l'équipe travaille et pense. Une fois que vous avez identifié votre processus, l'équipe peut discuter ouvertement de la manière dont les tâches progressent et des endroits où elles sont bloquées, afin de déterminer comment améliorer le workflow, le temps de cycle et le rendement (nous reviendrons sur ces métriques dans une section ultérieure).

Les équipes qui travaillent ensemble pour gérer leurs workflows activement et de façon cohérente à l'aide de la méthodologie Kanban sont en mesure d'exécuter des transferts de tâches plus facilement, de collaborer plus étroitement et de mieux comprendre en quoi le travail de chacun contribue aux objectifs plus généraux de l'équipe.

2. Communiquez de manière cohérente à l'aide du tableau.

Vous remarquerez que presque tous ces principes Kanban ont un rapport avec la communication : c'est la raison d'être de la méthodologie Kanban. La communication est essentielle à sa mise en œuvre, et son application constitue un excellent moyen d'encourager une communication plus approfondie que ce que la plupart des équipes ont connu auparavant.

Les tableaux et les cartes Kanban représentent un langage visuel partagé que les membres de l'équipe et les parties prenantes peuvent utiliser pour communiquer rapidement des informations importantes de manière fluide et transparente.

Lorsque des problèmes surviennent, vous pouvez faire appel aux personnes concernées par le problème et laisser le reste de votre équipe continuer à travailler. Trouver le juste équilibre entre une communication ciblée et une communication de masse permet aux équipes d'impliquer les bonnes personnes dans les conversations appropriées, au bon moment.

Les détails des cartes peuvent être utilisés pour communiquer rapidement les affectations de cartes, les dates d'échéance, la taille des cartes et d'autres informations sur le travail lui-même, ainsi que des données de statut, par le biais d'indicateurs visuels tels que des bloqueurs ou différentes couleurs pour les cartes qui sont « obsolètes » ou en retard.

En plus des détails figurant sur la face de la carte, la plupart des outils Kanban offrent également la possibilité d'ajouter des informations dans la carte elle-même. Ces détails supplémentaires peuvent inclure :

• Des commentaires de toute personne ayant travaillé sur la tâche
• L'historique de la carte (qui a déplacé la carte et quand, quand les détails ont été ajoutés ou modifiés)
• Des pièces jointes ou des liens vers de la documentation ou des livrables en rapport avec la tâche

Disposer de tous ces détails au même endroit réduit également le temps passé à suivre des rapports de progression ou à participer à des réunions de suivi de l'avancement. Les équipes peuvent ainsi :

• Réduire le temps passé dans les réunions peu utiles
• Donner aux membres de l'équipe les moyens d'obtenir des informations sans impliquer constamment les autres
• Faire en sorte que, lorsque l'équipe se réunit (par exemple, lors de standup meetings quotidiens), la conversation soit pertinente et productive

3. Donnez aux membres de l'équipe les moyen de discuter du flux et de résoudre les problèmes à mesure qu'ils se produisent.

De nombreuses structures organisationnelles confèrent à la direction la plus grande part de responsabilité dans l'identification et la communication des problèmes. L'un des principes clés de la méthodologie Kanban est que les membres de l'équipe ont les moyens de visualiser les problèmes et les goulets d'étranglement par eux-mêmes.

Cette caractéristique permet des conversations régulières et très utiles entre la direction et les membres de l'équipe concernant la façon dont le travail progresse :

• Qu'est-ce qui progresse ?
• Qu'est-ce qui ne progresse pas et pourquoi ?
• Que faut-il pour que le travail recommence à progresser ?
• Quels modèles pouvons-nous identifier dans notre workflow ?
• Des membres de l'équipe sont-ils surchargés ou sous-utilisés ? Que faire pour y remédier ?

Ces informations aident l'équipe à rester concentrée sur ses priorités, tout en mettant en évidence des problèmes cruciaux, tels que le blocage ou la stagnation d'une tâche, qui sont ainsi visibles par toute l'équipe.

Les équipes qui appliquent la méthodologie Kanban ont souvent recours à des réunions courtes et ciblées, parfois appelées « standup meetings », afin d'assurer l'alignement de l'ensemble de l'équipe concernant le travail à accomplir. Elles organisent également des réunions nommées « rétrospectives », au cours desquelles elles discutent du travail déjà effectué et des améliorations qui auraient pu être apportées au processus qu'elles ont suivi.

Lorsqu'ils sont mis en œuvre efficacement, les standup meetings et les rétrospectives sont des outils puissants pour les équipes qui recherchent la transparence et la collaboration ouverte. Les tableaux Kanban peuvent aider à focaliser les discussions de manière plus pertinente afin de permettre à l'ensemble de l'équipe d'identifier, de résoudre et d'adapter les problèmes passés.

4. Fonctionnez sur le modèle d'un système de flux tiré pour favoriser la priorisation du travail et la mise en œuvre de limitations des activités en cours.

Un des principes Kanban les plus souvent négligés et sous-utilisés est l'idée de fonctionner comme dans un système de flux tiré, dans lequel les membres de l'équipe intègrent de nouvelles tâches dans le système en fonction de leur capacité. Ce principe diffère de celui d'un système de flux poussé, dans lequel les membres de l'équipe font passer une tâche d'une étape à une autre sans tenir compte de la capacité.

Il est plus difficile de fonctionner dans un système de flux tiré, car cela exige de l'équipe qu'elle applique une réflexion systémique de façon plus active. Mais cela en vaut la peine : dans un système de flux poussé, le travail est imposé aux membres de l'équipe, et si un volume excessif de travail est intégré de façon forcée dans le système, il le bloque et ralentit tout (et engendre souvent un travail de mauvaise qualité).

Limiter le volume de travail en fonction de la capacité permet d'assurer sa progression fluide dans l'ensemble du tableau, à un rythme qui maximise l'efficacité. Un système de flux tiré est également préférable, car il encourage les membres de l'équipe à communiquer de manière proactive, avant de commencer le travail sur une tâche, réduisant ainsi le risque de devoir remettre cette tâche en production ultérieurement.

Dans un système de flux tiré, les tâches peuvent être priorisées dans le backlog, puis passer à la phase d'exécution en fonction de la priorité.

Les équipes travaillent avec les managers pour prioriser le travail qui doit être effectué, et commencent la réalisation des tâches en fonction de leur véritable capacité.

Si vous changez de mode de réflexion pour vous considérer comme un élément d'un système plutôt que comme un contributeur individuel, l'effet de la mise à exécution d'une nouvelle tâche et de l'application de limitations des activités en cours vous encourage à réfléchir à l'impact que cette nouvelle tâche aura sur le reste de l'équipe.

Ceci nécessite inévitablement davantage de discussions. Quelqu'un qui souhaite intégrer une nouvelle tâche dans le tableau doit en parler à toutes les personnes qui seront concernées, afin que tous les membres de l'équipe puissent s'engager à réaliser cette tâche avant qu'elle ne soit commencée.

Même si cela peut être perçu comme une étape additionnelle ou inutile, elle peut en réalité faire gagner beaucoup de temps et d'efforts par la suite. Souvent, des membres d'une équipe commencent à travailler sur une tâche avant d'avoir une compréhension complète de son contexte ou sans vérifier que les spécifications associées à cette tâche sont exactes.

Cette démarche engendre des gaspillages sous la forme de remises en production ou de doublons. Discuter en équipe des tâches à réaliser avant de les intégrer dans le système permet d'assurer un parfait alignement des membres de l'équipe concernant les détails et les priorités des tâches, avant de commencer le travail.

5. Utilisez le tableau pour appuyer les efforts d'amélioration continue.

Le principe Kanban le plus connu est sans doute celui de l'amélioration continue. La méthodologie Kanban est avant tout axée sur l'évolution, et non la révolution. La gestion du travail via un système Kanban procure aux équipes les outils nécessaires pour mesurer le flux et les leviers à actionner pour améliorer leurs processus et leur efficacité.

Prendre simplement les mesures nécessaires pour cartographier votre workflow et commencer à faire progresser le travail dans un processus défini peut avoir un effet remarquable pour les équipes qui, autrement, n'auraient peut-être pas pris beaucoup de temps pour discuter du processus.

Lorsqu'il est correctement configuré, le tableau Kanban peut devenir une source inestimable de métriques de performance utilisables pour favoriser les efforts d'amélioration continue.

Le lien entre la collaboration des équipes et les principes Kanban relève d'une relation symbiotique : la méthodologie Kanban aide les équipes à mieux collaborer, et une meilleure collaboration permet aux équipes d'appliquer la méthodologie Kanban plus efficacement.

Une collaboration de grande valeur n'est cependant pas automatique et ne se met pas en place du jour au lendemain. Sa réussite passe par des efforts réfléchis et cohérents de la part de toute l'équipe.

Mais cela en vaut la peine : les principes Kanban aident non seulement les membres de l'équipe à comprendre leur contribution individuelle dans le contexte du système, mais fournissent également une approche sous-jacente qui guide l'équipe dans la recherche de moyens de travailler ensemble plus efficacement.

Il est impossible d'exclure l'élément humain de la collaboration des équipes, et les principes Kanban n'ont pas cet objectif. Dans le travail en équipe, et en particulier dans les équipes virtuelles, les interactions sont souvent entachées de malentendus, de problèmes de communication et de priorités concurrentes. La méthodologie Kanban cherche à surmonter ces difficultés en impliquant ouvertement les membres de l'équipe de manière à ce que chacun se sente informé et responsable.

Apprendre, appliquer et mettre à profit ces principes Kanban au sein de votre équipe virtuelle peut vous aider à atteindre des niveaux de collaboration que vous n'aviez jamais imaginés.