Éléments clés de la gestion de portefeuille de projets

Le rapport Pulse of the Profession 2020 du PMI a révélé que près de 12 % des investissements sont gaspillés en raison d'une piètre performance des projets. Souvent, les responsables disent oui à un trop nombre de projets et se concentrent sur les mauvais, accaparant les ressources alors que le champ de la vue d'ensemble du portefeuille rétrécit jusqu'au niveau des projets. Sans une gestion de portefeuille de projets efficace, les entreprises peuvent rapidement perdre de vue ce qui est important pour leur activité et comment optimiser l'utilisation de leurs ressources.

Avant de dire oui à des projets, les responsables de projets et de portefeuilles doivent comprendre l'impact de chaque projet sur le portefeuille. Le projet potentiel ajoute-t-il de la valeur au portefeuille ? Est-il aligné sur la stratégie métier et rapproche-t-elle l'entreprise de ses objectifs ? Dispose-t-on des ressources nécessaires pour exécuter le projet ?

L'analyse des projets dans le contexte du portefeuille est nécessaire non seulement pour maintenir les équipes sur la bonne voie autour d'un but commun, mais aussi pour concentrer les investissements et les ressources sur les projets les plus porteurs de valeur.

Les éléments clés de la gestion de portefeuille de projets permettent aux organisations de relier les plans stratégiques à l'exécution des projets, offrant aux responsables un outil pour faciliter les décisions en matière de sélection des projets. En suivant les étapes principales de la gestion de portefeuille, les organisations peuvent commencer à construire ce que le PMI estime être l'objectif ultime du processus : « un portefeuille ciblé, coordonné et exécutable de projets qui permettront d'atteindre les objectifs de l'organisation ».

Suivre ces étapes n'est jamais un effort ponctuel. Comme il y a énormément de changements à gérer, les organisations doivent être en mesure d'adapter constamment le portefeuille, en effectuant les arbitrages nécessaires pour maintenir l'alignement entre la stratégie et l'exécution. Le PMO doit procéder à un examen complet du portefeuille à intervalles réguliers, mais aussi dès qu'il y a un changement important.

Définir les objectifs métiers

Clarifier les objectifs métiers est une première étape essentielle dans la gestion de portefeuille de projets. Selon la Harvard Business Review, la formulation d'une définition commune permet de fédérer les équipes autour d'un but unique, et sans but, les équipes n'ont pas la motivation nécessaire pour résoudre les problématiques qui empêchent l'organisation d'atteindre ses objectifs.

Inventorier les projets et les demandes

Les décideurs doivent dresser l'inventaire des projets, y compris ceux au stade de demande ou d'idée. Recueillez des données sur chaque élément en fonction de ce qui est jugé important pour votre organisation, comme les coûts, les besoins en ressources, les estimations de TTM (Time-to-Market), les revenus prévus et les problèmes résolus, par exemple.

Prioriser les projets

Sur la base des données de projet collectées pendant la phase d'inventaire, commencez à prioriser les projets qui créent le plus de valeur pour le portefeuille et équilibrent ce dernier. Selon les critères utilisés pour estimer la valeur, un score peut être attribué à chaque projet. Évaluez la capacité des ressources et affectez les ressources disponibles aux projets les plus porteurs de valeur du portefeuille, en reléguant les projets restants au bas de la liste des priorités.

Valider la faisabilité des projets et les lancer

Même s'il est optimisé et équilibré, un portefeuille peut ne pas être réalisable en raison de goulets d'étranglement et de diverses contraintes. Échangez avec les parties prenantes au sujet des dépendances, des compétences des ressources, de la capacité en ressources et des exigences et limites budgétaires des projets. Lancez les projets validés en les saisissant dans le système de gestion de projet.

Gérer et suivre le portefeuille

Le chef de projet gérera les projets individuels, tandis que le responsable du portefeuille contrôlera l'avancement de l'exécution et l'alignement continu des projets dans l'ensemble du portefeuille. À mesure que les priorités stratégiques évoluent ou que des problèmes surviennent, il peut être nécessaire d'apporter des changements bien définis aux projets, aux ressources, aux budgets ou au portefeuille. L'un des éléments clés de la gestion de portefeuille de projets est cette capacité qu'elle donne de maintenir le focus du portefeuille sur l'atteinte des objectifs métiers actuels.

Bien qu'il existe un besoin pour des solutions à même de faciliter la gestion et la coordination de l'exécution des projets et des portefeuilles, de nombreuses organisations ne tirent pas pleinement parti des avantages que la gestion de portefeuille de projets peut apporter. Selon le PMI :

• Trop d'argent est gaspillé en raison d'une piètre performance des projets.
• Les organisations ne se rendent généralement pas compte du rôle essentiel de la gestion de projet en tant que moteur de la stratégie d'une organisation ; seulement 58 % d'entre elles prennent pleinement la mesure de sa valeur.
• Sans une gestion de projet efficace, les organisations mettent en péril la mise en œuvre de la stratégie.

« Dans de nombreux cas, la gestion du financement, de la diversité des compétences et des rôles, de la demande entrante, de la capacité, de l'utilisation et d'autres facteurs peuvent faire la différence entre la réussite et l'échec du PMO. »

Les organisations ont besoin d'un moyen centralisé pour gérer et coordonner l'exécution des projets et des portefeuilles. La gestion de portefeuille de projets ne se limite pas à la gestion du cycle de vie d'un projet. Son véritable avantage réside dans l'établissement d'une bonne pratique qui aide les organisations à prioriser les projets et les programmes présentant la valeur potentielle la plus élevée pour l'entreprise et à maximiser cette valeur en s'assurant que la réalisation des activités reste en phase avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

5 avantages de la gestion de portefeuille de projets

En s'appuyant sur les éléments clés de la gestion de portefeuille de projets, les organisations peuvent plus facilement :

1. Prioriser les projets qui présentent le plus fort alignement stratégique et la plus grande valeur potentielle
2. Accroître le taux de réussite des projets
3. Réduire les dépassements de budget et les sources d'inefficacité
4. Prendre des décisions plus judicieuses
5. Conduire le changement

Le processus de gestion de portefeuille de projets permet aux entreprises de prédire les résultats avec une plus grande assurance et d'investir des ressources dans les projets les plus prometteurs. En identifiant les risques à l'échelle des projets et des portefeuilles, les chefs de projet et les PMO peuvent prendre des décisions plus éclairées pour gérer les risques de manière proactive au lieu d'attendre que les projets soient déjà condamnés pour réagir.

Dans une note de recherche pour son rapport sur les fonctionnalités critique pour la gestion de portefeuille de projets, Gartner observe que les responsables de la gestion de programme et de portefeuille constatent souvent que, compte tenu de la complexité des environnements liés aux projets, aux programmes, aux ressources et aux portefeuilles de leur organisation, ils ont besoin de solutions logicielles pour planifier, organiser et contrôler le tout.

Les outils de gestion de portefeuille de projets répondent souvent à ces besoins en fournissant des fonctions interdépendantes qui prennent en charge la série d'activités que comprend le cycle de vie. Choisissez un outil qui répond aux besoins actuels, mais qui peut aussi évoluer. Qu'il s'agisse de la priorisation des affectations de ressources, de la planification et du suivi des projets d'envergure, ou de la gestion des tâches de suivi et des versions ultérieures destinées à satisfaire les nouvelles exigences des utilisateurs, les utilisateurs ont besoin d'une visibilité et d'un accès aux données centralisés.

Les effectifs des entreprises d'aujourd'hui sont dispersés géographiquement et travaillent souvent à distance, avec des préférences variées pour ce qui est du mode d'exécution des activités. Pour développer ses capacités de gestion de portefeuille de projets, il est essentiel d'être en mesure de réaligner et modifier les priorités face au changement, tout en possédant la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux nouvelles méthodes de travail. La solution idéale sera capable de gérer toutes les préférences de travail, de l'Agile et au cycle en V à une approche hybride ou à une méthodologie unique à une entreprise.

En modernisant la gestion de portefeuille de projets, les organisations peuvent s'adapter à des modes de travail nouveaux et différents. Les meilleures solutions de gestion de portefeuille de projets donnent aux équipes les moyens d'accélérer la réalisation et de planifier la capacité et les ressources de façon flexible, tout en permettant aux responsables de rester concentrés sur les résultats et les bénéfices. La visibilité aux niveaux macro et micro est un gage de responsabilisation et assure une gouvernance appropriée.

Alors que les organisations cherchent à faire évoluer leurs pratiques de gestion de projet et de portefeuille, l'environnement commercial de plus en plus complexe risque fort d'avoir des répercussions sur elles. Pour sortir du lot, les entreprises n'ont guère d'autre choix que de proposer les produits, les services et les expériences clients les plus innovants possible – et ce, plus rapidement que jamais.

Les organisations multiplient les initiatives pour rester compétitives et cherchent des solutions pour prendre en charge :

• Les avancées technologiques
• L'évolution du monde du travail dans toutes les fonctions
• Le besoin d'innovation
• La mise en œuvre d'initiatives stratégiques avec une approche davantage orientée produit

Dans de nombreux cas, la gestion du financement, de la diversité des compétences et des rôles, de la demande entrante, de la capacité, de l'utilisation et d'autres facteurs peuvent faire la différence entre la réussite et l'échec du PMO.

Les trois capacités fondamentales que nous allons maintenant examiner aideront votre organisation à tirer le meilleur parti de son logiciel et des bonnes pratiques de gestion de portefeuille de projets pour favoriser la réussite de votre PMO.

Dans les organisations, de nouvelles activités sont sans cesse demandées. La capacité à gérer la demande entrante pour des projets planifiés et non planifiés est essentielle pour garantir la réussite de ces initiatives. La rationalisation du processus de gestion de la demande peut contribuer à accélérer leur exécution en permettant de planifier et d'équilibrer les activités en cours et celles à venir.

L'agilité nouvelle dans la gestion de la demande bénéficie tant à l'exécution qu'à la priorisation, garantissant des livraisons plus rapides et la mise sur le marché des produits et services les plus innovants.

La gestion de la demande n'est généralement pas le processus le plus optimisé, et elle peut assurément ralentir une organisation si elle n'est pas bien définie et établie. Selon le cabinet de conseil The Hackett Group :

« Les responsables IT doivent être capables d'évaluer et de valider, de prioriser et de planifier les projets à l'entrée du portefeuille. Bien que certains disposent d'un processus de validation solide, dans les faits, la plupart des organisations IT ne peuvent pas refuser les demandes de projets qui leur sont soumises, ce qui donne lieu à une surcharge perpétuelle et à des problèmes constants dans la réalisation des projets. »

Les solutions de gestion de la demande offertes par les logiciels de gestion de portefeuille de projets peuvent permettre aux utilisateurs de demander de nouveaux projets et de gérer tout changement dans le statut des projets qui pourrait avoir un impact sur la charge de travail. Ces outils capturent la demande et les contraintes capacitaires pour garantir que les collaborateurs et les ressources d'une organisation travaillent sur les choses qui comptent le plus en s'alignant sur les buts et les objectifs de l'entreprise.

La gestion de la demande permet aux responsables de mieux maîtriser le pipeline de projets grâce à l'enregistrement des demandes et des nouvelles activités prises en charge directement dans un emplacement centralisé. En analysant et en notant la valeur des demandes à l'aide de scénarios d'hypothèses (« what-if »), ils peuvent approuver, prioriser et planifier le travail qui est aligné sur les objectifs stratégiques.

Une entreprise qui développe, fabrique et commercialise des lentilles optiques ne bénéficiait pas d'une planification de portefeuilles précise et manquait de visibilité sur ses ressources. En moyenne, le PMO gère un portefeuille de programmes et de projets d'une valeur de 20 millions de dollars, auquel s'ajoutent des projets non planifiés d'une valeur de 10 millions de dollars, ce qui perturbe inévitablement l'utilisation des ressources et la planification du portefeuille.

Le fabricant s'appuyait sur des feuilles de calcul pour gérer 150 membres d'équipe et l'ensemble de leurs projets, ainsi que sur un outil de gestion de projet maison dont l'utilisation était laborieuse et qui manquait de fonctionnalités fondamentales. Souvent, les chefs de projet ne pouvaient pas envisager de lancer de nouveaux projets innovants faute de ressources pour s'y consacrer.

Depuis qu'elle a déployé une solution qui prend en charge la gestion de la demande, l'entreprise bénéficie notamment des avantages suivants :

• Une visibilité immédiate sur les ressources disponibles, la demande de projets et leur statut
• La capacité à effectuer des analyses de scénarios d'hypothèses (« what-if »), surtout avec les projets non planifiés
• L’élimination de rapports subjectifs et de feuilles de calculs sources d'erreurs

Lorsqu'elles doivent jongler avec de multiples projets qui nécessitent une expertise et une expérience spécifiques, il est avantageux pour les organisations d'être capables de suivre les compétences et la capacité des employés et d'appliquer ces informations aux calendriers et aux budgets des projets. En tirant parti des éléments clés de la gestion de portefeuille de projets, elles pourront s'assurer que les bonnes personnes travaillent sur les bonnes activités au bon moment.

Comme Gartner l'a observé, les organisations sont confrontées à différentes problématiques, devant notamment trouver un moyen de gérer :

• Une demande toujours plus forte pour de nouveaux investissements, souvent sans rapport, avec des ressources limitées
• Des équipes tiraillées dans de multiples directions du fait d'un paysage technologique en constante mutation
• Des portefeuilles avec des méthodes d'administration et des types d'investissements différents

Une solution de gestion de portefeuille de projets performante doit être dynamique et flexible pour prendre en compte les nouvelles méthodes de travail dans l'ensemble de l'entreprise ainsi que la manière dont les équipes, les départements et les rôles sont organisés. Pour accélérer la réalisation, un changement à grande échelle se produit dans les organisations autour de la façon dont elles perçoivent les collaborateurs et les ressources, passant d'équipes traditionnelles basées sur des projets à des équipes dédiées, voire des modèles hybrides avec des équipes dynamiques. Les responsables de ressources doivent être en mesure de prévoir facilement et précisément les besoins, avec de la visibilité sur le travail à effectuer.

La planification de la capacité est une capacité au sein de la gestion de portefeuille de projets allant de pair avec l'identification des ressources qui seront nécessaires dans le futur et la planification associée. Elle permet aux responsables de déterminer où les ressources sont susceptibles d'être sur- ou sous-utilisées.

Dans toute organisation en pleine évolution, il y a une demande constante, et les nouvelles demandes sont susceptibles de créer des afflux soudains d'activités. Parfois, les projets et les initiatives sont lancés rapidement, sans tenir compte des autres activités en cours ou s'assurer qu'il y a suffisamment de personnes disponibles. Personne ne se préoccupe non plus de savoir si le résultat du travail sera aligné la stratégie de l'entreprise.

Par conséquent, des activités dans le pipeline risquent de prendre du retard et des opportunités commerciales peuvent être manquées, avec des conséquences négatives telles que :

• Des clients et un marché qui n'obtiennent pas ce qu'ils veulent
• De la frustration de la part des dirigeants de l'entreprise
• Des membres d'équipe qui se sentent surmenés et ont l'impression de ne pas avoir de direction claire

Avec certaines solutions de gestion de portefeuille de projets, il est possible de prévoir les pénuries potentielles de compétences, ce qui permet aux responsables de prendre les mesures nécessaires de manière proactive. Des algorithmes automatisés d'optimisation des ressources peuvent aider à créer des scénarios d'hypothèses pour que les responsables puissent comparer différentes options et déterminer laquelle fournira le plan le mieux adapté pour les activités comme pour les ressources.

Une compagnie d'assurance maladie faisait face à un manque de visibilité sur la disponibilité des ressources ou sur les différentes activités des équipes projet et leur finalité. Les membres d'équipe étaient affectés à des projets de façon aléatoire, sans tenir compte de la quantité de travail qu'ils pouvaient raisonnablement accomplir ou de l'impact des retards sur les estimations.

Depuis que l'organisation a procédé au déploiement d'une solution de gestion de portefeuille de projets, les responsables peuvent visualiser ce sur quoi les collaborateurs travaillent et déterminer la phase d'avancement des activités dans le cadre d'un projet spécifique Les responsables de ressources sont en mesure d'effectuer de meilleures prévisions, aidant ainsi leurs équipes à mener à bien le travail requis.

Une autre entreprise, à savoir un fournisseur de services industriels en électronique, gérait des activités impliquant plus de 2 400 personnes au sein d'équipes réparties dans 40 centres de conception dans 16 pays, avec des coûts de main-d'œuvre variés. Sa solution de gestion de portefeuille de projets lui offre des analyses sur l'utilisation des ressources et des données sur la santé des projets à travers des rapports hebdomadaires et des tableaux de bord. Cette visibilité contribue à éclairer les décisions de gestion au sujet des ressources et des finances de l'entreprise, permettant aux responsables de savoir à quoi leurs budgets et leurs ressources sont affectés à tout moment et quels investissements présentent le taux de rentabilité le plus élevé.

Le fournisseur applique également la gestion de portefeuille de projets à la planification de la capacité. Les dirigeants peuvent planifier et déterminer où des ressources supplémentaires pourraient être nécessaires ou si des ressources existantes peuvent être réaffectées en fonction des priorités.

Depuis le déploiement de sa solution, l'entreprise dispose de données sur 1 000 projets et 2 000 à 3 000 membres d'équipe. Les dirigeants s'appuient sur leurs tableaux de bord pour prendre des décisions éclairées et effectuer des prédictions concernant les ressources.

Les organisations adoptent différentes façons de travailler dans l'ensemble de l'entreprise. Pour maintenir l'alignement stratégique, il devient impératif de comprendre à quoi les membres d'équipe consacrent leur temps, quelle que soit la manière dont ce travail est exécuté.

Les fonctionnalités de suivi des temps peuvent être utilisées par les PMO pour recueillir les temps saisis pour de multiples tâches dans le cadre d'un grand nombre de projets, ainsi que les temps hors projet. Un suivi des temps efficace permet au PMO de piloter la planification de la capacité et la gestion des ressources, mais aussi de suivre les données financières des projets. Il en résulte une efficacité accrue à la fois dans les projets du portefeuille et les activités non structurées.

La saisie des temps des ressources est essentielle lorsque les organisations ont :

• Des contractuels, pour pouvoir évaluer les heures facturées
• Des obligations d'information et de comptabilité financières spécifiques en matière de main-d'œuvre, en particulier quand elles sont soumises à la loi Sarbanes-Oxley ou à un autre dispositif de supervision réglementaire
• Des dirigeants veulent connaître la proportion de temps passé par les ressources sur des projets stratégiques et sur des projets opérationnels
• Besoin de suivre les coûts des projets avec plus de précision
• Besoin d'améliorer les estimations en examinant les tendances passées

Avec une fonctionnalité conviviale de saisie des temps sur appareil mobile, l'adoption devient une composante plus pragmatique de la responsabilité des membres d'équipe.

Un important établissement public d'enseignement supérieur et de recherche utilise les éléments clés de la gestion de portefeuille de projets pour suivre les temps dans le cadre de la gestion de la conformité et des ressources. La solution lui donne une vue complète des coûts liés aux projets de maintenance, non planifiés et stratégiques au sein du département IT. L'université suit les temps en fonction de ses dépenses IT, toujours au fait du nombre d'heures passées sur tel ou tel type d'activité.

À l'heure où de nombreuses entreprises doivent trouver le moyen de faire plus avec moins de ressources, les éléments clés de la gestion de portefeuille de projets peuvent les aider à utiliser le plus efficacement possible les capacités dont elles disposent pour assurer la réussite de la réalisation de leurs projets et programmes.

En substance, les éléments clés de la gestion de portefeuille de projets aideront votre organisation à maîtriser totalement son portefeuille en établissant un processus fiable et standardisé d'évaluation des projets pour sélectionner les bons. Malgré le changement inévitable et les nombreux autres facteurs de risque, sans oublier la disponibilité fluctuante des ressources, vous serez en mesure de prioriser en continu les projets les plus porteurs de valeur pour le portefeuille et l'entreprise.

Gagner en maturité en gestion de portefeuille de projets est un parcours, mais avec l'outil approprié pour apporter visibilité et prédictibilité, soutenir la collaboration entre équipes transverses et gérer les risques, vous pourrez accélérer les choses. Les décideurs sauront avec plus de certitude où il est le plus judicieux d'investir des ressources, et votre organisation commencera à observer une performance à la fois meilleure et plus prévisible de ses projets.