Système Kanban : optimiser le temps et améliorer l'efficacité

Voici les raisons pour lesquelles vous devriez envisager d'implémenter un système Kanban avec votre équipe.

Lorsqu'il s'agit d'identifier des opportunités d'amélioration, comme l'utilisation d'un système Kanban, les membres de votre équipe font partie des personnes qui peuvent fournir les insights les plus pertinents.

Cependant, il peut sembler impossible de leur demander de s'interrompre dans leurs tâches afin de recueillir leurs contributions. Après tout, qui réalisera le travail pendant que l'équipe participera à des séances de brainstorming et mettra en œuvre des améliorations ?

C'est le dilemme auquel de nombreuses équipes se trouvent malheureusement confrontées : parce qu'elles sont trop occupées pour apporter des améliorations, des mesures qui pourraient alléger leur charge de travail ne sont pas mises en place. Ainsi, le cycle de l'inefficacité se perpétue.

Pour surmonter les difficultés liées à l'excès de travail et au manque de temps pour prendre du recul, de nombreuses équipes ont constaté qu'un système Kanban constituait un bon point de départ.

Un système Kanban offre une approche systématique pour identifier des opportunités d'amélioration de l'efficacité en assurant le suivi et la gestion du travail de manière visuelle.

Kanban n'est pas une initiative distincte axée sur l'amélioration, qui éloignerait les employés de leur travail « réel ». Il s'agit d'une approche systématique du suivi et de la gestion du travail d'une équipe qui, lorsqu'elle est utilisée correctement, met naturellement en évidence des opportunités d'amélioration. Lorsque les équipes identifient ces opportunités, elles peuvent mettre en œuvre des solutions et suivre leur progression sur le même tableau Kanban.

Avec un système Kanban, il est possible de « faire le travail » et d'« améliorer la façon de faire » simultanément, aidant ainsi les équipes à s'approprier véritablement le caractère constant de l'amélioration continue.

Vous serez peut-être étonné d'apprendre que la méthode Kanban n'a pas toujours impliqué des cartes et des tableaux virtuels. Elle a vu le jour dans les ateliers d'assemblage du constructeur automobile japonais Toyota.

Les ingénieurs de Toyota cherchaient des moyens de réduire les gaspillages et d'accroître l'efficacité de leurs processus de fabrication. Ils se sont alors tournés vers une source d'inspiration inattendue : le magasin d'alimentation de quartier.

Les magasins d'alimentation utilisent des indicateurs visuels pour faciliter la gestion de leurs stocks : ils ne se réapprovisionnent que lorsque les stocks passent au-dessous d'un certain seuil. Les magasins utilisaient des cartes physiques pour indiquer quand les niveaux étaient faibles.

Imaginez une rangée d'un certain type de biscuits dans un rayon de magasin d'alimentation. Une carte placée quelques boîtes avant la fin de la rangée indiquerait qu'il est temps de commander un lot de ces biscuits.

Les ingénieurs de Toyota ont repris ce concept, consistant à commander des matériaux « juste à temps », et ont développé ce qui est désormais connu sous le nom de méthode Kanban, ou système de commande Kanban.

Une carte était associée aux produits finis. Lorsque ces produits (dans ce cas, des véhicules) étaient vendus, les cartes étaient placées au début de la ligne, signalant qu'il était nécessaire de fabriquer de nouveaux produits.

Des cartes étaient également associées aux matières premières utilisées pour la production ; à mesure que les matériaux étaient utilisés, leurs cartes étaient envoyées vers l'avant de la ligne, ce qui indiquait qu'il était nécessaire de commander de nouveaux matériaux.

L'utilisation de ce système Kanban a permis à Toyota de réduire considérablement le gaspillage en rationalisant la gestion de ses stocks. La fabrication juste-à-temps (JAT), ainsi que d'autres principes et pratiques Kanban qui en découlent, se sont répandus dans la construction automobile et dans d'autres secteurs industriels.

Le système Kanban que nous connaissons aujourd'hui implique l'utilisation de cartes et de tableaux virtuels pour suivre la progression du travail tout au long d'un processus. Il a pris forme en grande partie durant la dernière partie du XX^e siècle, lorsqu'il a été adopté par les équipes de développement logiciel.

Contrairement à la fabrication de produits physiques, le développement logiciel présente un caractère intangible ; les matières premières ne sont pas manipulées sur une chaîne d'assemblage afin de créer des objets physiques. Le développement logiciel se déroule plutôt dans l'esprit des développeurs. Il s'agit d'un des nombreux exemples du travail intellectuel.

Le développement logiciel représentait un nouveau type de travail qui nécessitait un type de workflow différent. Les équipes avaient besoin d'une solution leur permettant de :

• Mettre en œuvre le développement itératif
• Trouver un équilibre entre plusieurs types d'activités
• Aligner les efforts de toute l'équipe

Elles avaient besoin d'un outil centralisé pour suivre, mesurer et améliorer leurs processus.

Le système Kanban, tel que nous le connaissons aujourd'hui, est apparu comme un outil visuel hautement flexible qui a permis aux équipes de développement logiciel de gérer leur travail de manière pertinente et adaptée à leurs workflows.

Depuis lors, la méthode Kanban a été utilisée par pratiquement tous les types d'équipes, dans tous les secteurs.

Un système Kanban est une structure de gestion du workflow qui favorise la visibilité, la transparence et la responsabilisation dans toutes les équipes. L'utilisation d'un système Kanban peut aider les équipes à appréhender plus clairement :

• Les étapes spécifiques de leur processus
• Comment le travail progresse (ou stagne) tout au long de ce processus
• Dans quelle mesure les charges de travail sont équilibrées (ou non) au sein de l'équipe
• Les sources de gaspillage existant dans le processus
• Les opportunités éventuelles de rationalisation des processus
• Les relations ou dépendances entre les activités
• Les métriques de performance, telles que le délai d'exécution, le temps de cycle, etc.

Pour la plupart des équipes, l'accroissement de la visibilité, de la transparence et de la responsabilisation leur permet d'atteindre des niveaux de productivité et d'efficacité qu'elles n'auraient jamais imaginés.

Vous connaissez peut-être les tableaux et les cartes Kanban, mais savez-vous ce que nous entendons exactement par « système Kanban » ?

Cette expression fait référence à la façon dont les tableaux et les cartes Kanban sont utilisés par une équipe ou une organisation pour visualiser et gérer son travail. Un système Kanban implique :

• d'utiliser des tableaux Kanban pour refléter les workflows existants
• d'utiliser des cartes Kanban pour représenter les différentes activités

Un système Kanban peut être constitué par une seule équipe utilisant un seul tableau pour gérer son travail. Mais l'intérêt de la méthode Kanban réside en partie dans son évolutivité : de nombreuses organisations transposent la méthode Kanban à plusieurs équipes et services, créant ainsi des arborescences de tableaux et de cartes connectés. Il s'agit également d'un système Kanban.

En résumé, lorsque des tableaux et des cartes Kanban sont utilisés pour gérer le travail d'un groupe d'individus, il s'agit d'un système Kanban.

Un bon système Kanban aide grandement les équipes à déterminer à quoi elles consacrent leur temps. La plupart des outils Kanban en ligne fournissent des données de suivi et de productivité qui facilitent l'identification des domaines problématiques.

Une fois qu'ils ont une meilleure idée de l'emplacement des problèmes, les équipes peuvent commencer à développer des solutions pour y remédier. Un membre de l'équipe pourrait, par exemple, être fortement surchargé, tandis qu'un autre n'a pas assez de travail pour être occupé toute la journée. Dans ce cas, un manager peut déléguer des tâches aux membres de l'équipe qui ont davantage de disponibilité, contribuant ainsi à réduire la pression subie par les personnes surchargées et à supprimer les goulets d'étranglement préjudiciables à l'ensemble de l'équipe.

Un système Kanban contribue également à optimiser les ressources en offrant la capacité de livrer efficacement des produits tout en améliorant continuellement le processus nécessaire pour y parvenir. Les équipes de développement logiciel, les équipes de comptabilité, les départements Finances et même des agences de création ont adopté le système Kanban, bien qu'il ne mette pas l'accent sur les dates d'échéance.

La livraison continue de produits offre aux clients l'avantage de pouvoir utiliser ces produits plus tôt et la possibilité d'apporter des modifications en fonction des nouvelles informations recueillies depuis le début de la dernière phase du projet.

Étant donné que les principes Kanban ne répondent pas exactement aux besoins de toutes les organisations, certaines équipes Lean / Agile utilisent une combinaison de méthodes associées à d'autres méthodologies, telles qu'Agile Scrum et Extreme Programming (XP), car elles cherchent à livrer des produits qui répondent aux exigences opérationnelles et dépassent les attentes en matière de délais de livraison.

Même si certaines équipes Scrum et XP suivent des processus plus spécifiques qui impliquent leur propre ensemble de techniques de gestion de projet, tous les membres de l'équipe peuvent tirer parti d'un tableau Kanban pour communiquer visuellement des informations qui seraient autrement difficiles à traiter, à comprendre ou à conserver.

Les données visuelles sont non seulement plus faciles à comprendre, mais elles favorisent aussi la créativité et l'innovation nécessaires à une grande partie du travail intellectuel réalisé de nos jours.

L'utilisation du système Kanban pour gérer le travail présente de nombreux avantages :

• Flexibilité
• Focalisation sur la livraison continue
• Réduction du travail inutile / des pertes de temps
• Productivité accrue
• Gain d’efficacité
• Capacité des membres de l'équipe à se concentrer sur les activités appropriées

Premièrement, la méthodologie Kanban est flexible. La durée des phases n'est pas prescrite et les priorités sont constamment réévaluées sur la base des informations les plus récentes.

Un autre avantage du système Kanban est qu'il met l'accent sur la livraison continue. En livrant au client de petites portions d'un projet de façon continue, les équipes ont de multiples occasions de synchroniser les itérations futures avec les exigences opérationnelles actualisées. De cette manière, les équipes sont assurées de livrer exactement ce que souhaite le client.

D'autres avantages de la méthode Kanban ont trait à la productivité et à l'efficacité, deux concepts qui sont également liés à la réduction des gaspillages. Un système Kanban bien conçu aide les équipes à identifier et à réduire toutes les formes de gaspillages pouvant exister dans un processus.

Ces gaspillages, qui sont tout ce qui n'apporte pas de valeur ajoutée au client, peuvent prendre différentes formes :

• Activités qui ne sont pas nécessaires (stock excédentaire)
• Activités qui ne répondent pas aux critères de succès
• Doublons
• Surtraitement
• Temps d'inactivité
• Déplacements inutiles
• Charges administratives qui n'apportent pas de valeur ajoutée au processus
• Temps passé à réaliser des activités inappropriées (activités qui présentent moins de valeur), plutôt que de se concentrer sur celles qui apportent plus de valeur

Lorsque les gaspillages sont éliminés d'un processus, d'un projet ou d'un workflow, la productivité augmente, les membres de l'équipe peuvent se concentrer davantage sur les activités qui comptent. Ils gagnent également en efficacité dans la gestion de leur temps et dans la réalisation de leur travail.

Enfin, lorsque les activités sont correctement repriorisées selon les besoins et communiquées visuellement à l'aide d'un tableau de tâches ou d'un système Kanban, plus aucun membre de l'équipe n'a d'interrogations concernant l'activité à réaliser ensuite. Au contraire, il extrait la carte Kanban suivante placée en haut de la file d'attente, sans perdre de temps à se demander quelle sera la prochaine tâche.

Explorons plus en détail le concept d'« extraction » des tâches.

L'utilisation de Kanban aide les équipes à abandonner les systèmes de flux poussé au profit de systèmes de flux tiré. Les systèmes de flux poussé sont ceux qui se mettent en place naturellement au sein des équipes : une personne termine sa partie d'une activité, puis la « pousse » vers la personne suivante sans tenir compte de sa capacité. Cela équivaut à transmettre une activité en la jetant par-dessus une cloison.

Le problème des systèmes de flux poussé est qu'ils n'encouragent pas les équipes à réellement fonctionner dans le cadre d'un système. Au contraire, chacun travaille en fonction de cloisonnements fonctionnels, se limitant à remplir ses fonctions au lieu de collaborer de manière transversale, ce qui entraîne des malentendus, de la frustration et du ressentiment. Il est particulièrement facile d'utiliser un système de flux poussé lorsque le travail n'est pas visualisé, car les problèmes tels que les goulets d'étranglement ne sont pas facilement identifiés.

Lorsque les équipes visualisent leur travail dans un système Kanban, elles commencent à percevoir le travail de toute l'équipe comme un système.

Elles peuvent voir où le travail s'accumule, où il est bloqué et où le système est surchargé. Elles disposent de la visibilité et des insights nécessaires pour commencer à mettre en œuvre un système de flux tiré, dans lequel les activités sont intégrées dans la file d'attente par les personnes qui effectuent le travail, à mesure qu'elles achèvent des tâches, par ordre de priorité.

Plutôt que de se transmettre des tâches en les « lançant » par-dessus une cloison, la personne A et la personne B collaborent pour déterminer quand commencer ce travail. Lorsque le système dispose de la capacité nécessaire pour commencer ce projet, la personne A réalise sa partie du travail, puis la personne B prend le relais lorsqu'elle est prête.

L'utilisation de la méthode Kanban pour implémenter un système de flux tiré permet d'améliorer la responsabilisation, la transparence et la coopération entre les équipes, ce qui optimise la collaboration, réduit les gaspillages et renforce la prévisibilité de la livraison.

Nous recommandons à toutes les équipes qui souhaitent mettre en œuvre un système Kanban de réaliser les exercices présentés dans la feuille de route Kanban. Ces exercices sont conçus pour aider les équipes à définir leurs processus existants et à les cartographier sur un tableau Kanban. À partir de là, elles peuvent identifier et mettre en œuvre des opportunités d'amélioration.

Il est également utile d'en apprendre le plus possible sur la manière de personnaliser les tableaux et cartes Kanban. L'examen d'exemples Kanban provenant d'équipes similaires à la vôtre peut également constituer une source d'inspiration utile.

La point le plus important à garder à l'esprit est que votre système Kanban doit être le reflet exact de votre véritable processus, car vous devez déterminer votre situation actuelle pour définir les résultats à atteindre.