Cognizant automatisiert Programm- und Projektmanagementprozesse, um die interne Transformation voranzutreiben

Nach dem Auftreten einer schwerwiegenden Sicherheitsverletzung und dem zunehmenden Bedarf, die bestehenden Prozesse zu rationalisieren, rief Cognizant eine Modernisierungsinitiative ins Leben, die mehr als 40 Programme umfasste, die Maßnahmen im Hinblick auf Governance, Meetings und Updates nach sich zogen. Bei der Verwaltung dieser riesigen Anzahl an Projekten waren die manuellen, arbeitsintensiven Prozesse und Tools des Unternehmens weder nachhaltig noch kosteneffizient genug.

Cognizant entschied sich für die PPM-Lösung von Planview®, um ein umfassendes Paket von Tools für das Investitions-, Projekt- und Portfoliomanagement zu erhalten, mit dem viele der zeitaufwändigen Prozesse zentralisiert und automatisiert werden konnten. Mit der Planview PPM-Lösung war Cognizant in der Lage, die PPM-Prozesse des Unternehmens zu vereinheitlichen und gleichzeitig die bestehenden Berichtsfunktionen zu automatisieren. Somit trug diese Automatisierung zum Erfolg der Sanierungs- und Transformationsinitiativen des Unternehmens bei.

Cognizant mit Sitz in Teaneck, NJ, USA, ist eine Professional-Services-Organisation, die Technologie- und Beratungsdienste für Kunden aus allen Branchen anbietet, mit einer starken Präsenz in den Bereichen Life Sciences und Finanzdienstleistungen. Das Unternehmen wurde 1994 als betriebseigener Technologiebereich von Dun & Bradstreet gegründet und begann 1996 damit, die Dienstleistungen auch externen Kunden anzubieten. Seitdem ist das Unternehmen durch Übernahmen organisch gewachsen. Cognizant beschäftigt weltweit mehr als 340.000 Engineers, die das Unternehmen bei der Umsetzung seiner Mission unterstützen, Technologien zu modernisieren, Prozesse neu zu gestalten und Erfahrungen für Organisationen auf der ganzen Welt zu verändern.

Nichts treibt den organisatorischen Wandel so sehr an wie eine Krise. Das war auch bei Cognizant der Fall. Nach einer schwerwiegenden Sicherheitsverletzung im Jahr 2020 stellte das Unternehmen seine Projektplanungs- und -managementprozesse mithilfe der Planview PPM-Lösung in nur sechs Monaten erfolgreich um.

„Bevor wir die Planview PPM-Lösung einführten, waren unsere Prozesse sehr manuell und arbeitsintensiv“, sagt Estela Lauricella-Thota, Senior Director of Technology Transformation und Leiterin des Enterprise Project Management Office bei Cognizant. „Wir hatten sehr wenig Einblick in unsere Investitionsportfolios.

Die PPM-Prozesse bei Cognizant mussten nicht nur manuell durchgeführt werden, sondern waren auch inkonsistent und wenig nachhaltig. Diese Probleme wurden noch deutlicher, als das Unternehmen eine große Sanierungs- und Modernisierungsinitiative mit mehr als 40 eigenständigen Programmen einleitete, für die jeweils spezielle Teams, Gruppen und häufige Governance- und Vorstandssitzungen sowie Updates erforderlich waren.

Obwohl das Unternehmen schon früh Berater einstellte, um die internen Prozesse zu organisieren und zu modernisieren, war klar, dass Cognizant ein Tool benötigte, um einen Großteil der Berichte und der zeitaufwändigen Arbeit zu zentralisieren und zu automatisieren. Dazu gehörte auch die Notwendigkeit einer kostengünstigeren Strategie.

Lauricella-Thota half bei der Organisation der unternehmensweiten Enterprise-Project-Management-Methoden und eine der Aufgaben bestand darin, die PPM-Prozesse und -Technologie des Unternehmens zu modernisieren. Dies beinhaltete auch die Auswahl der richtigen digitalen PPM-Lösung unter Berücksichtigung der Bedürfnisse des Unternehmens. Sie wandte sich an die interne Kundenberatungsgruppe von Cognizant, um zu verstehen, wie sie neuen Kunden die Best Practices von Cognizant effektiv vermitteln könnten.

„Gemeinsam haben wir eine sehr nützliche Heatmap-Analyse unserer Bedürfnisse in Bezug auf Kernprozesse, Enabler und Supportprozesse aufgestellt. Das ermöglichte es uns, die Prioritäten im Rahmen des Portfoliomanagements und der Programmqualität aufeinander abzustimmen, einschließlich der Entscheidung, unsere PPM-Plattform zu zentralisieren und beim Aufstellen unserer Unternehmens-Roadmap einen nutzenorientierten Ansatz zu verfolgen“, sagt Lauricella-Thota.

Lauricella-Thota stellte einen multidisziplinären Lenkungsausschuss mit Vertretern aus den Bereichen IT, IT-Sicherheit und Technologietransformation zusammen, um die PMO-Roadmap für das Unternehmen voranzutreiben und neue Teams, Prozesse und Governance für jedes Projekt zu implementieren. „Wir haben uns darauf konzentriert, Vorlagen für Kernprozesse zu erstellen und Projektaufträge, Statusberichte, Änderungsanfragen sowie Projektabschlüsse in allen Bereichen zu standardisieren.“ Gleichzeitig recherchierte das Team die auf dem Markt erhältlichen PPM-Tools und -Technologien, wobei es zunächst mit einigen vielversprechenden Tools begann und dann die Optionen auf vier Tools eingrenzte, die in Frage kamen.

„Es wurde sehr schnell klar, dass Planview die beste Wahl angesichts unserer Bedürfnisse war, nicht nur wegen der Produktfunktionen, sondern auch wegen der Fähigkeit des Unternehmens, unsere Roadmap umzusetzen. Planview war ein großartiger Partner für uns“, so Lauricella-Thota. Lauricella-Thota erläutert, dass sie die PPM-Plattform von Planview wegen ihres Cloud-nativen Ansatzes mit einer modernen Benutzeroberfläche und ihrer Benutzerfreundlichkeit im Hinblick auf Self-Services-Funktionen schätzt. „Für uns war schnell klar, dass die Benutzeroberfläche und der Umfang der Funktionen und Möglichkeiten es uns leicht machen würden, unsere größten Verpflichtungen und Prioritäten schnell zu erfüllen.“

Sechs Monate lang wurden Releases implementiert, sodass das Team von Lauricella-Thota die Gelegenheit hatte, einheitliche Prozesse für den Bedarfseingang, die Investitionsplanung sowie das Programm- und Projektmanagement umzusetzen. Dies führte zu mehr Konsistenz, einem größeren Bereitstellungserfolg, mehr Vorhersehbarkeit und einem besseren Einblick in die Nachfrage- und Projektmanagement-Lebenszyklen. Dank der Planview AdaptiveWork war Lauricella-Thota in der Lage, eine aussagekräftige Bewertung der Investitionsprioritäten auf der Grundlage der von den Teams entwickelten Kriterien durchzuführen.

„Wir sind auf dem besten Weg, die Verwaltung der Ressourcenkapazitäten zu zentralisieren und eine vollständige, unternehmensintegrierte PPM-Plattform zu entwickeln“, sagt Lauricella-Thota.

Für Lauricella-Thota sind das Planview Dashboard und andere Funktionen äußerst effektiv: „Mit der Planview AdaptiveWork ist es einfach, umfassende Was-wäre-wenn-Analysen durchzuführen, und das Dashboard und die Insights in die Entscheidungsfindung sind sehr wertvoll, da sie es uns ermöglichen, die Nachfrage zu visualisieren und den Mehrwert und Nutzen über alle Portfoliodomänen hinweg zu analysieren.“

Mit einem einzigen Mausklick können Projektmanager alle Projektaufträge, Arbeitspläne, Roadmaps und Gantt-Diagramme mit Meilensteinen, Aufgaben und Abhängigkeiten für jedes Projekt digitalisieren. Projekte werden nach Domänen, Geschäftsfunktionen und Risiken organisiert. Wenn sich etwas ändert, aktualisiert die PPM-Plattform von Planview die Projektaufträge automatisch.

„Die Planview PPM-Lösung verschafft uns einen durchgängigen Überblick, beschleunigt die Markteinführung und bereitet uns auf alle Investitionsprüfungen vor, die in Zukunft erforderlich sein werden“, sagt Lauricella-Thota. „Ich kann gar nicht genug betonen, was für ein großartiges Tool dies für das Governance-Reporting ist.“

Lauricella-Thota ist begeistert von der raschen PPM-Transformation bei Cognizant mithilfe der Planview PPM-Lösung und rät anderen, sich zunächst Zeit für die Erkundung, den Aufbau einer Roadmap, die Anpassung und die Überzeugung und Zustimmung der Geschäftsleitung zu nehmen, bevor sie sich auf die Implementierung mit dem von ihnen gewählten Tool vorbereiten. „Konzentrieren Sie sich zunächst auf einige Ihrer größten Probleme. Sobald Sie diese implementiert haben, können Sie zu anderen Funktionen übergehen und das optimieren, was Sie bereits implementiert haben.“