Festlegen von OKR: die Dos und Don‘ts

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie OKR erfolgreich für sich nutzen und sie einsetzen, um Ihrer Organisation bei der Umsetzung ihrer strategischen Ziele zu helfen. Erfahren Sie, wie Sie effektive OKR festlegen und häufige Fallstricke vermeiden, über die Sie auf dem Weg dorthin stolpern können.

Beginnen wir zunächst mit den Grundlagen. Was sind OKR und wie kann Ihr Unternehmen von ihnen profitieren?

Das OKR-Framework bietet eine einfache, transparente Möglichkeit, Ziele zu setzen und eine gemeinsame Ausrichtung über alle Organisationen und Teams hinweg zu erreichen. Die Kennzahlen helfen dabei, die langfristige Strategie mit den kurzfristigen Zielen zu vernetzen.

Der Fokus von OKR liegt auf wertbasierten Ergebnissen (Outcomes) und nicht auf einzelnen Aktivitäten (Outputs), wie z. B. die termin- und budgetgerechte Umsetzung von Arbeit.

Organisationen und Teams setzen sich große, herausfordernde Ziele, die spezifisch, messbar und zeitgebunden sind. OKR helfen dabei, zwei Fragen im Zusammenhang mit diesen Herausforderungen zu beantworten:

• Was ist unser Ziel? Objective
• Wie können wir unsere Anstrengungen und Maßnahmen auf dem Weg dorthin messen? Key Results

Was ist der wesentliche Unterschied zwischen OKR und KPIs?

Wenn Sie mit Key Performance Indicators (KPIs) vertraut sind, sind Sie vielleicht unsicher, ob Sie diese Kennzahlen durch ein neues Framework ersetzen sollen. Die gute Nachricht ist, dass Sie das nicht müssen – OKR und KPIs ergänzen sich gegenseitig. Sie können und sollten in vielen Fällen sogar zusammen verwendet werden, damit Sie Ihre Geschäftsziele festlegen, messen und erreichen können.

Um zu lernen, wie man OKR festlegt, muss man die Unterschiede zwischen den beiden Messgrößen verstehen und wissen, wie sie zusammen funktionieren. KPIs sind wichtige Kennzahlen für den Geschäftserfolg, die sich nicht häufig ändern und von Organisationen im Laufe der Zeit verfolgt werden, wie z. B. Finanzdaten (Umsatzwachstum) und Verkäufe (Netto-Neukunden).

KPIs messen Veränderungen, die bereits stattgefunden haben, wie zum Beispiel den Gesamtbetrag des Umsatzwachstums in einem bestimmten Quartal. Da diese Kennzahl erst nach Abschluss des Quartals gemessen werden kann, sind KPIs nachlaufende Indikatoren. Sie verfolgen im Laufe der Zeit die Veränderungen der wichtigsten Kennzahlen, die ein Bild davon vermitteln, wie das Geschäft läuft.

Im Gegensatz zu KPIs ist das OKR-Framework ideal für ungewohnte oder unklare Situationen, in denen keine Basiswerte zum Vergleich existieren. OKR definieren Schwerpunktbereiche zur Verbesserung der Performance. Die kürzeren Zielzyklen von OKR funktionieren gut in einer Umgebung, in der häufig experimentiert wird und sich viel verändert, wie bei Lean und Agile.

Ein Team kann zum Beispiel das Objective festlegen, ein innovatives neues Produkt auf den Markt zu bringen. Die entsprechenden Key Results könnten die folgenden sein:

• Erstellung einer Liste mit X interessierten Kunden bis zu einem bestimmten Datum
• Abschluss der Entwicklung bis zu einem bestimmten Datum
• Markteinführung des Produkts zu einem bestimmten Zeitpunkt

Jedes dieser Key Results ist eine einzigartige, messbare, zeitgebundene Kennzahl. Sie werden lediglich über den Lebenszyklus eines Ziels hinweg verfolgt (im Gegensatz zu KPIs, die wiederholt gemessen werden können).

Ein weiterer wichtiger Unterschied besteht darin, dass OKR dazu verwendet werden können, den Fortschritt zu messen, während er stattfindet – nicht erst im Nachhinein.

Wenn ein Key Result darin besteht, bis zum 10. Juli eine Liste von 100 interessierten Kunden zu erstellen, könnte das Team am 15. Juni messen, wie nahe es diesem Ergebnis gekommen ist. Aus diesem Grund gelten OKR als Frühindikatoren. Sie können dazu verwendet werden, Prognosen für die Zukunft zu erstellen.

Bedenken Sie beim Festlegen von OKR, dass Sie sie parallel zu KPIs verwenden können.

Teams können OKR festlegen, um ein neues Problem anzugehen, das sich auf einen KPI auswirkt. Zudem können OKR zu KPIs werden, sobald Organisationen ein Ziel erreichen und laufende Messungen durchführen.

Zusammen bieten OKR und KPIs ein vollständiges Bild des Fortschritts einer Organisation und beschleunigen gleichzeitig die Entscheidungsfindung in den Zeiträumen zwischen den KPI-Messungen.

KPIs können verwendet werden, um die Performance eines Teams, einer Abteilung oder einer gesamten Organisation zu messen – das Gleiche gilt für OKR. Sie können sie auf verschiedenen Organisationsebenen einsetzen, um die Wertschöpfung zu steigern und Ihre Fortschritte zu messen.

Auf jeder Ebene können verschiedene Arten von OKR verwendet werden. Diese beiden Arten werden taktische OKR und strategische OKR genannt.

Taktische OKR spiegeln Ihre höchsten Prioritäten für die nächsten 30 – 90 Tage wider, während strategische OKR in der Regel längerfristig sind und häufig für Zeiträume von ein bis zwei Jahren festgelegt werden. Beide stehen für sinnvolle Veränderungen, Verbesserungen und das Wachstum, das Sie in einem bestimmten Zeitraum erreichen wollen.

OKR sollen Ihrem Team oder Ihrer Organisation helfen, sich große, ehrgeizige Ziele zu setzen, wie z. B. die folgenden:

• Einführung von bahnbrechenden Innovationen
• Ermittlung der wichtigsten Unterschiede zwischen Ihnen und Ihren Mitbewerbern
• Etablierung Ihrer Organisation als Branchenführer

Nachdem wir nun untersucht haben, was OKR ausmacht, beschäftigen wir uns damit, wie man effektive OKR festlegt.

Effektive OKR sollten die folgenden vier Kriterien erfüllen:

• messbar: Ihre OKR sollten auf standardisierte Art und Weise gemessen werden können.
• herausfordernd: Sie legen keine OKR für Routineaktivitäten fest, von denen Sie wissen, dass Sie sie erfolgreich umsetzen können. Setzen Sie stattdessen größere, ehrgeizigere Ziele für Ihr Team oder Ihre Organisation.
• klar: Wenn Ihre OKR für jemanden, der nicht direkt an der Arbeit beteiligt ist, schwer zu verstehen sind, werden sie nicht effektiv sein. Der Schlüssel zum Festlegen effektiver OKR ist eine klare, prägnante Sprache, die jeder verstehen kann.
• kontinuierliche Überprüfung: OKR sind nur dann effektiv, wenn sie vor, während und nach einer Initiative oder einem Projekt genutzt werden, um die Ausrichtung und den Fokus aufrechtzuerhalten.

Anhand von effektiven OKR können Sie ganz einfach erkennen, ob Sie Ihre Erfolgskriterien erfüllen. Wenn Sie Ihr Objective nicht erreicht haben, sollte es selbsterklärend sein, was als nächstes zu tun ist.

Gehen wir etwas mehr ins Detail: Was macht ein Objective effektiv? Was macht ein Key Result effektiv?

Objectives beschreiben das angestrebte Ziel auf qualitative Weise und enthalten in der Regel keine Zahlen.

Ihr Objective muss ambitioniert und aussagekräftig sein und eine klare Richtung vorgeben. Es sollte eine signifikante Veränderung gegenüber dem aktuellen Stand darstellen und mit einem größeren Ziel oder einer Strategie verbunden sein.

Key Results müssen folgende Eigenschaften haben:

• spezifisch und zeitgebunden: Sie müssen definieren, was bis wann getan werden muss.
• ambitioniert: Key Results sollten ambitioniert, aber realistisch genug sein, um erreichbar zu sein.
• messbar und überprüfbar: Es braucht klare Kriterien für den Erfolg, damit Sie wissen, ob die Key Results erreicht wurden.

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Der OKR-Verfechter John Doerr hat eine einfache Formel dafür entwickelt, wie man OKR festlegt:

Wir werden __(Objective)__, gemessen an __ (Key Results).

Hier ist ein OKR-Beispiel von Doerrs Website:

Wir werden Folgendes erreichen (Objective): Design einer Nutzeroberfläche, die so intuitiv ist, dass Kundenserviceanfragen in sechs Monaten nur noch selten vorkommen werden

Gemessen an:

• Key Result 1: Das UX-Design entspricht den Kundenanforderungen zu 100 %.
• Key Result 2: Es gibt weniger als eine UX-bezogene Kundenserviceanfrage pro Woche.
• Key Result 3: Die Infrastruktur wird so skaliert, dass sie bis Ende des Quartals 100.000 Benutzer unterstützt.

Dies sind effektive OKR, da sie die folgenden Kriterien erfüllen:

• ehrgeizig: Das Ziel ist herausfordernd und gibt dem Team eine qualitative, inspirierende Richtung vor.
• zeitgebunden: Sowohl das Objective als auch Key Result 3 geben dem UX-Team realistische Fristen vor.
• messbar: Die Key Results sind quantifizierbar und leicht zu überprüfen.
• konkret: Das Objective und die Key Results sind klar definiert und einfach zu verstehen.
• handlungsorientiert: Es sind Ergebnisse, die das Team selbst bestimmen und auf die es hinarbeiten kann.

Diese Grundformel ist die Basis für das Festlegen von OKR. Sie hilft auch dabei, zu erkennen, wie man nicht vorgehen sollte.

Beispiele für effektive OKR

Es kann hilfreich sein, sich bestehende OKR anzuschauen, um besser zu verstehen, wie man sie festlegt. Nutzen Sie die folgenden Beispiele als Orientierung, um zu lernen, wie Sie OKR für verschiedene Szenarien festlegen können.

Beispiel 1: Organisationsweite OKR

Ein gemeinsames Ziel vieler Organisation ist es, ihren Marktanteil zu erhöhen. Dieses Ziel ist ein Beispiel für strategische, unternehmensweite OKR, weil es viele Funktionen des Unternehmens betrifft und wahrscheinlich länger als ein paar Monate dauern wird.

Dieses Beispiel veranschaulicht, dass verschiedene Teams im Rahmen eines strategischen Objective unterschiedliche OKR haben können, auf die sie sich konzentrieren müssen.

Strategisches Objective: Erhöhung des Marktanteils in der Branche für Videobearbeitungssoftware

• Objective des Vertriebsteams: Erhöhung des durchschnittlichen Geschäftsvolumens
• Objective des Marketingteams: Steigerung der Markenbekanntheit
• Objective des Produktteams: Hinzufügen von Funktionen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit des Produkts

Schauen wir uns einige Beispiele dafür an, wie die Key Results auf Teamebene für jedes dieser Ziele aussehen könnten.

Beispiel 2: OKR für das Marketingteam

Das Marketingteam könnte sich auf die Steigerung der Markenbekanntheit konzentrieren, um das Organisationsziel der Erhöhung des Marktanteils zu erreichen.

Objective des Marketingteams: Steigerung der Markenbekanntheit

Key Results:

• Veröffentlichung von monatlich drei neuen Blogbeiträgen, um die Besucherzahl der Website um mindestens 4.000 pro Monat zu erhöhen
• Erhöhung der Anzahl der Suchergebnisse auf der ersten Seite von 10 auf 30
• Erreichen von fünf neuen Platzierungen in relevanten Medien

Beispiel 3: OKR für das Produktteam

Um den Bekanntheitsgrad der Marke zu erhöhen, könnte sich das Produktteam darauf konzentrieren, alle wünschenswerten Funktionen zu entwickeln, die ihre Mitbewerber derzeit anbieten und sie selbst nicht.

Objective des Produktteams: Hinzufügen von Funktionen, die Mitbewerber anbieten, zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit des Produkts

Key Results:

• Durchführung von Studien zum Ermitteln der von den Top-1000-Benutzern am meisten gefragten Funktionen
• Erstellung einer Roadmap für die Entwicklung der fünf am meisten gefragten Funktionen innerhalb eines Jahres
• Implementierung von 75 % der neuen Funktionen innerhalb von 8 Monaten

Nachdem wir nun wissen, wie man OKR festlegt, lassen Sie uns einige Fallstricke betrachten, die es zu vermeiden gilt.

Traditionelle Zielsetzungsprozesse können Ihre OKR-Bemühungen möglicherweise untergraben, insbesondere wenn Sie noch am Anfang stehen und lernen, wie man effektive OKR schreibt. Es passieren schnell Fehler, wenn Teams bisher lediglich Erfahrungen mit traditionelleren Zielvereinbarungssystemen haben. Hier sind einige Fehler, die Sie beim Festlegen von OKR vermeiden sollten.

Einen Top-Down-Ansatz verfolgen

Das OKR-Framework ist nicht als Teil eines bürokratischen Prozesses gedacht, bei dem die Ziele von der Führungsebene an den Rest der Organisation diktiert werden. Stattdessen sollten die OKR sowohl von oben nach unten als auch von unten nach oben festgelegt werden.

Bei diesem einheitlichen Zielsetzungsansatz (häufig als „bidirektionale“ Zielsetzung bezeichnet) sollten die Führungskräfte OKR verwenden, um die strategischen Prioritäten und Objectives der Organisation festzulegen. Die Teams und ihre Teamleiter sollten jedoch selbst bestimmen können, wie sie zum Erreichen dieser übergeordneten Objectives mit ihren eigenen Zielen beitragen.

OKR ohne Team-Input festlegen

Ein präskriptiver Ansatz zur Erstellung von OKR auf Teamebene widerspricht dem Leitprinzip der Methodik und den Lean- und Agile-Praktiken. Wenn Sie Ihre Teams beim Festlegen der OKR, für die sie verantwortlich sein werden, nicht einbeziehen, kann dies die Kreativität und das Engagement hemmen. Teams verfügen über ein einzigartiges Fachwissen und verstehen, was getan werden muss und wie man es erreicht. Diese Autonomie ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere in einem schnelllebigen agilen Umfeld mit Fokus auf die Werterbringung.

Unbeabsichtigte Silos schaffen

Wenn Teams ihre OKR alleine und ohne Absprache festlegen, steigt die Wahrscheinlichkeit von Prioritätskonflikten und unkoordinierter Arbeit. Es ist ein schmaler Grat zwischen der Freiheit, die Teams brauchen, und der Planung über Teams und Teams-of-Teams hinweg. Ein Bewusstsein für diese Abhängigkeiten ist eine Voraussetzung für das Festlegen effektiver Ziele und das Sicherstellen einer gemeinsamen Ausrichtung.

OKR zu einfach machen

Ein entscheidendes Element beim Festlegen von OKR ist es, sich den Zweck des Frameworks vor Augen zu führen: stetiges Unternehmenswachstum und kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen, indem man an die Grenzen geht. Mit zu simplen OKR können Sie dieses Ziel leicht verfehlen.

OKR als individuelle Performance-Kennzahl verwenden

OKR sind schlicht und einfach kein Hilfsmittel zur Mitarbeiterbewertung. Die Verwendung von OKR zur Bewertung der individuellen Performance und für Vergütungsentscheidungen kann sogenanntes „Sandbagging“ fördern – die absichtliche Festlegung kleiner Ziele und niedriger Vorgaben, um den Erfolg sicherzustellen. Niedrig gesteckte Ziele und Vorgaben können das Erreichen der ehrgeizigen Ziele erschweren, die OKR in einer Organisation eigentlich fördern sollen.

Zu viele Objectives oder zu viele Key Results festlegen

OKR helfen dabei, die Arbeit, die für das Unternehmen am wichtigsten ist, für Teams aus allen Bereichen einer Organisation einzugrenzen. Im Idealfall verwalten die Teams nicht mehr als fünf Objectives und drei bis fünf entsprechende Key Results pro Objective. Mehr OKR können dazu führen, dass die Teams entmutigt sind oder ihren Fokus verlieren.

Key Results als To-Do-Liste ansehen

Key Results sind keine Aufgaben oder Aktivitäten. Der Prüfstein für Key Results ist: Werden sie einen positiven Einfluss auf das Unternehmen und Ihre Kunden haben?

Das erstmalige Festlegen von OKR kann eine Herausforderung sein – aber keine Sorge. Die folgenden Schritte können Ihnen dabei helfen, das Festlegen von OKR zu erlernen.

Schritt 1: Implementieren Sie einen einheitlichen Ansatz zur Zielsetzung.

Das OKR-Framework ist grundlegend vereinheitlichend, wenn es genau befolgt wird. Teams sollten OKR unter Berücksichtigung von anderen Teams sowie den Zielen und Prioritäten des Unternehmens entwickeln. Ansonsten sind Teams nur isolierte Gruppen von Menschen, die von ihren eigenen Zielen und Werten geleitet werden.

Schritt 2: Behalten Sie den Zweck vor Augen.

Das Festlegen von OKR bietet eine gute Gelegenheit, die Daseinsberechtigung des Teams zu überprüfen und zu stärken. Welchen Mehrwert bringt das Team? Kommt das Team seiner Verantwortung nach? Fallen die Objectives in den Zuständigkeitsbereich des Teams? All das sind wichtige Überlegungen bei der Nutzung des OKR-Frameworks, und insbesondere dann nützliche Fragen, wenn Sie effektive OKR festlegen möchten.

Schritt 3: Setzen Sie sich hohe, aber erreichbare Ziele.

Sie sollten mit Ihren OKR an die Grenzen des Möglichen gehen, aber die Ziele sollten mit den Ressourcen und dem Fachwissen des Teams erreichbar sein. Wenn ein Ziel zu abwegig und unrealistisch ist, kann es die Teams demotivieren.

Schritt 4: Beziehen Sie das Team beim Brainstorming und den Diskussionen rund um die Key Results mit ein.

Wenn das Team für das Erreichen der wichtigsten Key Results verantwortlich ist, dann sollte jedes Mitglied ein Mitspracherecht bei deren Ausarbeitung haben. Ein Brainstorming fördert das Engagement im Prozess und das Verantwortungsgefühl in Bezug auf die OKR. Eine gesunde Debatte sorgt dafür, dass die wichtigsten Key Results so herausfordernd wie möglich sind.

Schritt 5: Berücksichtigen Sie Abhängigkeiten.

Um effektive OKR festzulegen, müssen die Teams sich nicht nur an der Unternehmensstrategie ausrichten, sondern auch aneinander. Dazu müssen sie verstehen, wie ihre Arbeit und OKR mit anderen Teams zusammenhängen und umgekehrt.

Hierfür ist es wichtig, eine OKR-Lösung zu finden, die mit der tatsächlich umgesetzten Arbeit verknüpft ist. Stellen Sie sicher, dass die Lösung den Teams ermöglicht, zwischen Hierarchien und Organisationsebenen zu wechseln, um zu verstehen, wie die Objectives verfolgt, vernetzt und weitergegeben werden.

Zu wissen, wie man OKR richtig festlegt, ist der erste Schritt. Um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, sollten Organisationen und Teams die folgenden Maßnahmen ergreifen.

Machen Sie die OKR für alle sichtbar.

Durch Transparenz wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf demselben stand sind. Teams, die verstehen, wie ihre Arbeit zur Organisation beiträgt, sind engagierter und motivierter. Dies macht es zudem einfacher, den Fortschritt zu verfolgen, Konflikte zu lösen und Abhängigkeiten im gesamten Unternehmen zu verwalten.

Vergessen sie nicht, was Sie festgelegt haben.

Ähnlich wie Agile-Methoden sind OKR iterativ. Im Idealfall analysieren die Teams ihre OKR wöchentlich, um ihren Fortschritt zu überprüfen. Dies sorgt für mehr Agilität und erleichtert die Anpassung an die sich schnell ändernden Marktbedingungen von heute.

Feiern Sie das Erreichen von 60 – 70 %.

Dies ist Teil des kulturellen Wandels im Rahmen der Einführung von OKR. Da die Ziele selten zu 100 Prozent erreicht werden, sollten die Teams bereits die Marke von 60 oder 70 Prozent feiern. Dies stärkt die Motivation und das Engagement rund um Stretch Goals.

Nutzen Sie eine gute OKR-Software.

OKR-Software bezieht sich auf spezielle Tools, die Unternehmen verwenden können, um Ziele zu setzen, an alle zu kommunizieren, zu verfolgen und zu messen. Im Idealfall können Organisationen und Teams OKR in demselben Tool definieren und überwachen, in dem sie ihre Arbeit verwalten und ausführen.

Wie alles, was sich zu tun lohnt, braucht auch das Festlegen effektiver OKR Zeit und Übung. Nutzen Sie diese Tipps als Ausgangspunkt oder zur Auffrischung, wenn Sie bereits Erfahrung mit OKR haben.

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