IT-Strategieplanung: Management von Änderungen im Bereich der digitalen Transformation

Digitale Transformation, disruptive Technologien und anhaltender Wandel definieren die Rollen des CIO und der gesamten IT-Organisation neu. Die Aufgabe des CIO ist es, die digitale Transformation zu verwirklichen, die IT-Abteilung von einem Cost- in ein Value-Center zu verwandeln und die IT-Strategieplanung zu nutzen, um die Fragen des Unternehmens nach dem Was, Warum und Wie zu beantworten. McKinsey bemerkt dazu, dass „die IT-Abteilung Innovationen ermöglichen und gleichzeitig ihrem Versprechen von Kostensenkungen und dem Vorantreiben strategischer Resultate gerecht werden muss.“

CIOs and IT leaders must work together and partner with the business, focusing on how best to invest in technology that will enable, support, and empower digital transformation. IDC forecasts worldwide spending on digital transformation will reach $2.3 trillion by 2023, with a five-year annual growth rate of 17.1%.

Technologieführungskräfte werden unweigerlich eine wichtige Rolle dabei spielen, das Unternehmen dabei zu unterstützen, diese Transformation zu nutzen, um Folgendes zu erreichen:

• Eine Verbesserung des Kundenerlebnisses
• Eine Minimierung des Risikos, um angemessene Sicherheit zu gewährleisten
• Eine höhere Agilität im Umgang mit Veränderungen

Da Investitionen in strategische IT-Technologien die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen, dient die IT-Strategieplanung als am Geschäft ausgerichtete IT-Roadmap, die eine klare strategische Richtung und Prioritäten liefert. Der Planungsprozess ist von entscheidender Bedeutung, um die richtigen Ergebnisse zu realisieren. Wie CIO hervorhebt, „ist es wichtig, eine enge Integration mit der Geschäftsstrategie sicherzustellen.“

Ein Unternehmen und seine IT sind untrennbar miteinander verbunden. Es gibt keinen Unterschied zwischen der Geschäfts- und der IT-Strategie.

CIOs müssen über den Tellerrand der IT-Organisation hinausblicken, um zu verstehen, was für die Leiter der Geschäftsbereiche notwendig ist, um Nutzen zu erbringen und Wachstum zu erzielen. Der IT-Plan muss aktuelle und zukünftige Unternehmensziele berücksichtigen und anpassungsfähig bleiben, falls die Prioritäten sich ändern.

Die von McKinsey im Jahr 2018 durchgeführte Umfrage zur IT-Strategie kam zu dem Schluss, dass führende IT-Organisationen mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit einen CIO an der Spitze haben, der in die Entwicklung der Geschäftsstrategie „stark involviert“ ist. Es ist klar, dass eine Unternehmensstrategie ohne Investitionen in die geeigneten Technologien, die sie unterstützen, nicht erfolgreich sein kann. Effektive Unternehmen sehen Technologie im Rahmen des IT-Strategieplanungsprozesses und jeder einzelnen Strategiebesprechung als Priorität an.

Das Ergebnis eines IT-Strategieplanungsprozesses muss es sein, eine Roadmap zu erstellen, die aufzeigt, wie die Unternehmensziele erreicht werden sollen. Sie umreißt die erforderlichen Technologien und Ressourcen, um die Geschäftsergebnisse zu erreichen, ohne dabei aus dem Blick zu verlieren, dass finanzielle Mittel vor dem Hintergrund begrenzter Ressourcen priorisiert und den Investitionen mit dem höchsten Nutzen zugewiesen werden müssen.

Schlussendlich beeinflusst der IT-Strategieplan die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens, da Technologie den Grundstein für Innovation, Wachstum und beständiges Schaffen von Kundennutzen bildet.

Der IT-Strategieplan beantwortet folgende Fragen:

• Welche Investitionen in Technologie sind erforderlich, um bestimmte Unternehmensziele zu erreichen?
• Welche internen oder externen Ressourcen werden benötigt?
• Wie ist Erfolg definiert und wie wird er gemessen?

Der IT-Strategieplan ermöglicht die Realisierung organisationalen Wandels. Digitale Transformation muss vier Schlüsselelemente umfassen:

1. Klare Priorisierung in allen Silos
2. Überblick und eine pragmatische Anschauung
3. Die Ermöglichung einer agilen Umsetzung
4. Schnelles Begreifen der Auswirkungen von Störungen

In Zeiten des Wandels ist es von entscheidender Bedeutung, eine Strategie zu entwickeln, die sich an diesen Wandel anpasst und ihn sich zunutze macht. Ohne einen IT-Strategieplanungsprozess oder die Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren, können Disruptionen zu Verzögerungen führen, von denen sich ein Unternehmen nur schwer wieder erholt.

Der Strategieplan ist die Roadmap, die besagt, wie die Unternehmensziele erreicht werden sollen. McKinsey äußert sich dazu eindeutig: „Strategieplanung muss als dynamischer Prozess betrachtet werden, der es Teams erlaubt, agile zu sein und Ressourcen (Mitarbeiter und Finanzmittel) so anzupassen, wie es erforderlich ist.“

So bedeutsam Strategieplanung auch sein mag, scheint sie sich doch immer noch nicht vollständig durchgesetzt zu haben. Laut Gartner bewerten nur 23 Prozent der CIOs ihr Unternehmen im Hinblick auf Unternehmensstrategie und -planung als effektiv oder sehr effektiv. Nur 29 Prozent gaben dieses Urteil in Bezug auf IT-Strategie und -Planung ab

Wenn die IT-Strategieplanung richtig, das heißt als kontinuierlicher und iterativer Prozess, durchgeführt wird, ermöglicht sie es dem Unternehmen:

• Schnell auf Veränderungen zu reagieren
• Sich auf Programme mit großem Nutzen zu konzentrieren
• Durch die Finanzierung der für die digitale Transformation geeigneten Technologien Kosten zu senken

IT-Strategieplanung berücksichtigt auch den aktuellen und zukünftig gewünschten Technologiestatus, um Sicherheits- und Risikomanagementpraktiken zu verbessern. Forrester zufolge liegt einer der größten Sicherheitsaspekte in der veränderten Arbeitsweise der Mitarbeiter. Sie zwingt IT-Abteilungen dazu, sich genau zu überlegen, wie neue Geräte gekauft und eingerichtet werden, um sicheres mobiles Arbeiten zu gewährleisten. Veränderungen in den Richtlinien zum mobilen Arbeiten erzwingen beinahe eine erhöhte Akzeptanz für neue Sicherheitstechnologien. Dieser Aspekt muss Teil des Planungsprozesses sein.

Einer der größten Vorteile der IT-Strategieplanung liegt in der Tatsache, dass sie dem Unternehmen Kostenoptimierungen ermöglicht, das heißt, Kosten aus nutzlosen Bereichen herauszunehmen und die freigewordenen Mittel auf werthaltigere Investitionen umzuverteilen. Der Planungsprozess unterstützt das Unternehmen im Hinblick auf seine Finanzierung dabei, effizienter, transparenter und schlanker zu werden.

Da die IT-Strategieplanung das gesamte Unternehmen miteinbezieht, fördert sie schließlich die funktionsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit, um ein besseres Verständnis zu erreichen für:

• Den Kunden – seine sich verändernden Bedürfnisse und Erwartungen sowie seine aktuellen Erfahrungen und Möglichkeiten für Verbesserungen
• Den Markt – die sich verändernde Unternehmenslandschaft, das Wettbewerbsumfeld und die Möglichkeiten, Marktanteile hinzuzugewinnen
• Den Fortschritt bei Innovationen – Engpässe und Lücken, die das Wachstum behindern
• Die Prioritäten hinsichtlich der Investitionen – die Auswirkungen von Investitionen und veränderten Prioritäten über das Portfolio hinweg
• Disruptive Technologien – künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, die Cloud, IoT, Apps, mobile Technologien, soziale Netzwerke und analytische Verfahren

All diese Gründen machen die Notwendigkeit einer IT-Strategieplanung klar erkennbar. Es gibt allerdings noch einen weiteren Treiber. Unternehmen aus der Gruppe der Fortune 500 und Regierungsbehörden, die die IT-Strategieplanung zur Priorität erklärt haben, berichten von einem ROI von bis zu 700 Prozent.

Um einen umsetzbaren Plan zu erhalten, müssen die Stakeholder bei der Strategieplanung einem geordneten Prozess folgen. Dieser besteht aus vier aufeinander aufbauenden Phasen, die zu fundierten Entscheidungen führen.

1. Phase: Informationssammlung

In dieser Phase arbeiten der CIO und die IT-Führungskräfte zusammen mit den Geschäftsbereichen daran, Probleme und Chancen zu identifizieren und das Engagement des gesamten Unternehmens sicherzustellen. Da der IT-Strategieplan die Zielsetzung des Unternehmens unterstützen soll, ist es wichtig, die strategischen Geschäftsziele und entsprechenden Prioritäten zu kennen.

2. Phase: Analyse und Finanzierung

Die Phase der Analyse und Finanzierung innerhalb des Strategieplanungsprozesses gibt Führungskräften die Gelegenheit, das Feedback der Stakeholder zu analysieren, eine SWOT-Analyse durchzuführen und ihre Optionen zu verstehen sowie mithilfe von Szenarioplanung Kompromisse auszuloten. Der Harvard Business Review bemerkt dazu: „Fundamental betrachtet besteht Strategie aus einer Reihe von Entscheidungen und Kompromissen in Bezug auf die Frage, wo ein Unternehmen investieren, in den Wettbewerb eintreten und gewinnen möchte. Die meisten Führungskräfte haben Mühe, die Auswirkungen zu verstehen, die entstehen, wenn sie keine wirksamen Kompromisse eingehen.“

Wenn Führungskräfte IT- und Geschäftsziele in Einklang gebracht haben, müssen sie die benötigten Ressourcen, also Mitarbeiter, Technologien und Finanzierung, abschätzen. Wenn eine dieser Ressourcen nicht in ausreichendem Maß vorhanden ist, muss die Strategie überarbeitet werden oder es müssen andere Prioritäten angepasst werden. Eine kontinuierliche Planung und Finanzierung, die mit der Strategie im Einklang ist, schafft die notwendige finanzielle Steuerung, die sich auf Ergebnisse konzentriert und die Fragen beantwortet, welche Ergebnisse gewünscht sind und welcher Investitionsbetrag zu ihrer Erreichung eingeplant werden soll.

3. Phase: Durchführung

Der Zweck der Durchführungsphase in der IT-Strategieplanung besteht darin, die Ergebnisse und Resultate in Bezug auf die Unternehmensziele zu definieren und Abhängigkeiten, Risikominimierung und Reihenfolgen zu diskutieren. In dieser Phase geht es darum, mittel- und langfristige IT-Ziele zu umreißen und weiter zu priorisieren und dann einen Plan mit einer Roadmap zu entwickeln, der die Strategie mit den Investitionen und Ergebnissen verknüpft, um die Transformation voranzutreiben.

Nehmen Sie ein Budget, eine Zeitleiste mit Meilensteinen, Rollen und Verantwortlichkeiten und KPIs mit Messzeitpunkten mit auf. Das alles muss dann an die beteiligten Gruppen kommuniziert und zwischen ihnen koordiniert werden.

4. Phase: Messung und Überprüfung

Die abschließende Phase der Messung und Überprüfung bietet die Gelegenheit, Erfolge zu beurteilen und eine Feedbackschleife einzurichten, die bei der Entscheidung unterstützt, ob der Plan überarbeitet werden muss. Der Plan kann auf Basis gewonnener Erkenntnisse, Veränderungen, einem Wechsel der Strategie oder anderer Einflussfaktoren, die Auswirkungen darauf haben, ob die aktuelle Strategie weitere Investitionen rechtfertigt, angepasst werden. Die IT-Strategieplanung ist kontinuierlich und iterativ. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sie ihre Relevanz behält und die treibende Kraft hinter jedweder Arbeit ist.

Für die IT-Strategieplanung gibt es viele Anwendungsbeispiele. Weiter unten finden Sie drei der häufigsten Szenarien, bei denen gute Planung zu Vorteilen führt.

Transformation und Optimierung

Die IT-Strategieplanung ermöglicht es Unternehmensarchitekten, Führungskräfte aus den Geschäfts- und Technologiebereichen bei ihren Transformations- und Optimierungsinitiativen zu unterstützen. Die Führung erhält dabei ein umfassendes Gesamtbild dieser Transformationen.

IT-Strategieplanung ermöglicht es, Architektur- und Technologieteams als wertvolle Mitwirkende an der Planung der Initiativen zu beteiligen, die den Weg von der Strategie zur Bereitstellung ebnen. So können beispielsweise Unternehmensarchitekten mit Portfoliomanagern zusammenarbeiten, um Was-wäre-wenn-Szenarien zu erstellen, die Änderungen hinsichtlich der Finanzierung modellieren. Dabei können Auswirkungen und Kompromisse bei der Implementierung von Technologien und Verbesserungen der Capabilitys berücksichtigt werden.

IT-Strategieplanung

• treibt eine umfassende, szenariobasierte Planung der Investitionskapazitäten voran
• Analysiert und ermöglicht Anpassungen der Finanzierung, um sicherzustellen, dass die Möglichkeit zu Investitionen vorhanden ist
• macht Transformationstechnologien anschaulich, um Investitionsentscheidungen mit möglichen Risiken und Kompromissmöglichkeiten zu unterfüttern

Assessing and Managing an Evolving IT Portfolio

Mithilfe der IT-Strategieplanung können IT-Führungskräfte aufschlussreiche Konversationen über die Inhalte ihres Portfolios führen, wozu auch Abhängigkeiten und Risikobewertungen gehören. Es können während der Planungs- und Durchführungsaktivitäten Feedbackschleifen eingerichtet werden, um die Auswirkungen von Investitionen auf das Geschäft zu verstehen. Dies unterstützt Führungskräfte beim Treffen von Investitionsentscheidungen, das heißt, wie Finanzmittel am besten verteilt werden und wie die jeweiligen Investitionen das Portfolio und das Geschäft beeinflussen.

Zuverlässige Daten unterstützen Entscheidungen hinsichtlich der Frage, ob eine Anwendung ersetzt, erhalten, abgeschafft, nachgebessert, umgestaltet, konsolidiert oder erweitert werden soll. Darüber hinaus erhalten Führungskräfte Einblick in die Kosten und Vorteile des empfohlenen neuen Transformationsstatus.

Innovation

In Unternehmen, die sich auf Innovationen konzentrieren, können Unternehmensarchitekten mithilfe der IT-Strategieplanung Innovationen vorantreiben und die Frage beantworten, wie Innovationen geschaffen werden sollen. Das Vorgehen besteht aus mehreren Schritten:

• Statusanalyse und Problemerkennung
• Ideenfindung
• Abstimmung über Ideen und Bildung einer Rangfolge
• Berichte und Analysen
• Entscheidung und Ausrichtung
• Auswirkungen aufgrund von Veränderungen und Investitionen

Qualitative Analysen enthüllen, welche Investitionen möglicherweise sinnvoll sind, während quantitative Analysen Unzulänglichkeiten und Innovationschancen aufdecken. Durch die Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern bei der Ideenfindung hinsichtlich zukünftiger Technologien und Investitionen werden Unternehmensarchitekten zum Dreh- und Angelpunkt, wenn es darum geht, das Unternehmen dabei zu unterstützen, sich auf die Entwicklung von Strategien mit hohem Nutzen zu konzentrieren.

Gartner zufolge ist IT-Strategieplanung nicht der Prozess, in dem eine Strategie entwickelt wird, „die am Ende nur in einem Regal verstaubt.“ Sie muss stattdessen kommunizieren, wie das Unternehmen seine Investitionen priorisieren und durchführen und wie es sich im Wettbewerb schlagen und eine Führungsrolle einnehmen wird.

Täuschen Sie sich nicht: Es handelt sich dabei nicht um eine Liste von Finanzinvestitionen oder Technologien. Die IT-Strategieplanung untersucht, welche Investitionen und Technologien geeignet sind, die Unternehmensziele zu erreichen, und beurteilt gleichzeitig die Auswirkungen der Finanzierung.

Niemand sollte mit dem Ziel in einen Planungsprozess hineingehen, am Ende einen perfekten Jahresplan in der Hand zu halten. Ziel ist es, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, anstatt sich taktisch zu verhalten. Der IT-Strategieplan muss ein dynamisches Framework sein, das Teams Entscheidungsfreiheit bei der Bereitstellung lässt und es ihnen erlaubt, auf Veränderungen zu reagieren.

Einige der häufigsten Fallstricke im Planungsprozess sind mangelnde Eindeutigkeit und das Setzen nicht erreichbarer Ziele. Der Plan muss die IT-Ergebnisse, die nötig sind, um die Unternehmensziele zu erreichen, detailliert aufschlüsseln. Dies reicht bis zum Festlegen von Rollen und Verantwortlichkeiten inklusive klarer Ziele und Zeitrahmen. Es handelt sich nicht um hochfliegende Ziele, die aufgrund fehlender Ressourcen oder mangelnder Ausrichtung des Unternehmens nur geringe Erfolgsaussichten haben, sondern um solche, die ehrgeizig aber erreichbar sind.

Die IT-Strategieplanung sollte keine verhasste Übung sein. CIOs und IT-Führungskräfte können sich kein kurzsichtiges Denken leisten, das lediglich auf das Tagesgeschäft fokussiert ist. Stattdessen müssen sie darüber nachdenken, wohin sie das Geschäft steuern wollen. IT-Strategieplanung ist das Drehbuch, das beschreibt, wie Ihr Unternehmen seine Ziele erreicht und dabei sicherstellt, dass allen Entscheidungen eine Richtschnur zur Verfügung steht.

Während der Prozess die volle Aufmerksamkeit des gesamten Unternehmens benötigt, sorgt er gleichzeitig dafür, dass alle Mitarbeiter gemeinsam daran arbeiten, messbare Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen. Er erlaubt Geschäftsbereichen, agiler, autonomer, konzentrierter und verantwortlicher zu arbeiten und stellt sicher, dass sich Investitionen und Finanzierungen im Einklang mit den wichtigsten Prioritäten befinden. Durch effektive Planung wird es weniger Hindernisse geben, was wiederum zu schnelleren Markteinführungen, bedeutenderen Innovationen und einem Unternehmen führt, das widerstandsfähiger gegenüber Veränderungen ist.

Die IT-Strategieplanung bietet einen umfassenden Überblick über das Portfolio. Sie verbindet dabei Strategie und Bereitstellung und dient als Katalysator zur Realisierung strategischer Wachstums- und Innovations- sowie betrieblicher Effizienzziele. Mithilfe eines standardisierten Prozesses gelingt es dem IT-Bereich, Strategie-Initiativen herunterzubrechen, schrittweisen Nutzen zu erbringen, Feedback zu erhalten und weitere Bereitstellungen vorzunehmen. Als integraler Bestandteil des Unternehmens spielt der IT-Bereich eine erfolgskritische Rolle bei der digitalen Transformation, hat Einfluss auf Umsatz und Gewinn und hilft dem Unternehmen, voranzuschreiten.